Đầu tư CNTT để nâng cao hiệu quả hoạt động
• Thời điểm bắt đầu các ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu quả họat động doanh nghiệp.
• Lựa chọn giải pháp trang bị các hệ thống thông tin chức năng.
• Vai trò của cơ sở dữ liệu đối với các hệ thống phần mềm tác nghiệp và trợ giúp quản lý.
• Vai trò của người dùng doanh nghiệp trong khai thác các hệ thống chức năng.
Trường hợp quản lý vật tư của VIHACO:
VIHACO là doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm cơ khí. Trong những năm gần đây, VIHACO đã nhanh chóng chuyển đổi phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh từ cơ chế bao cấp sang thị trường nên đã thu được những thành công nhất định. Doanh nghiệp đã có đội ngũ công nhân lên đến hơn 300 người, mở rộng nhà xưởng sản xuất, mua sắm máy móc và thậm chí đã nhận được một số đơn đặt hàng từ nước ngoài. Giám đốc VIHACO là người trẻ tuối, năng động. Anh nhận ra rằng việc cấp phát vật tư thường xuyên bị chậm trễ, ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ sản xuất và thời hạn giao hàng. Anh đã quyết định tăng cường thêm nhân viên cho bộ phận vật tư và cho phép tăng số vật tư tồn kho. Điều này đã giúp góp phần cải thiện tình hình cấp phát vật tư trong thời gian đầu. Nhưng sau đó, anh lại ngạc nhiên nhận ra việc bổ sung thêm nhân lực vật tư không còn tác dụng khi số lượng yêu cầu cấp phát vật tư tiếp tục tăng lên. Ngoài ra, số vật tư tồn đọng, gây lãng phí lên đến hàng trăm triệu đồng.
Sau một thời gian tìm hiểu, anh đã quyết định áp dụng một phần mềm quản lý vật tư.
Vậy thì mấu chốt vấn đề ở đâu? Chính là ở chỗ khi sản xuất mở rộng và ngày một mở rộng, doanh nghiệp không nắm được kịp thời và chính xác thông tin chi tiết về nhu cầu ngày nhiều hơn, cấp thiết hơn và phức tạp hơn về cung ứng vật tư, cũng như khả năng của doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu tăng lên đó. Tức là hệ thống thu thập và xử lý các thông tin về vật tư hiện có của VIHACO đã không đáp ứng được nhu cầu sản xuất đang mở rộng của doanh nghiệp. Đây chính là cái gốc của vấn đề, nếu giải quyết được nó thì mới có các biện pháp cơ bản, vừa cải thiện được tình hình hiện tại, vừa tránh được cao nhất các hậu quả ngoài mong muốn khi áp dụng các biện pháp không trúng. Giải pháp cho các khó khăn về xử lý thông tin là ứng dụng CNTT, ở đây là sử dụng một hệ thống phần mềm quản lý vật tư như vị giám đốc trên đã quyết định.
Tương tự, các khó khăn trong các lĩnh vực nghiệp vụ khác của doanh nghiệp, như kế toán - tài vụ, nhân lực, v.v. nếu đó là các vấn đề nảy sinh do sự bất cập trong thu thập và xử lý thông tin tác nghiệp gây nên cũng có thể được giải quyết nhờ áp dụng các hệ thống thông tin chức năng phù hợp. Các hệ thống thông tin này được dùng để xử lý các dữ liệu nghiệp vụ, và để trợ giúp cho các nhà quản lý các cấp (trưởng phòng và tương đương, các cấp lãnh đạo doanh nghiệp) ra các quyết định, qua việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác hơn cho họ.
Vì vậy “ngay từ đầu”, nếu hiểu theo nghĩa là giai đoạn khới đầu của doanh nghiệp, dữ liệu cần xử lý còn ít, các luồng tin còn đơn giản, và cách thức xử lý thông tin cũ chưa gây khó khăn trong kinh doanh, nên chưa rõ sẽ “gặp vấn đề” trong khâu nào, thì chưa cần phải đầu tư cho các hệ thống chức năng trên đây, chỉ nên dừng ở mức đầu tư cơ sở như trình bày trong Chương trước. Nếu “từ đầu” là chỉ thời điểm doanh nghiệp bắt đầu gặp thường xuyên các “vấn đề” trong xử lý thông tin, có sự tắc nghẽn về thông tin và xử lý thông tin, thì đúng là nên nghĩ ngay đến việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động này, như một khoản đầu tư cần thiết để “nâng cao hiệu quả hoạt động” tại các bộ phận đang gặp khó khăn của doanh nghiệp.
Cách xử lý của Giám đốc VIHACO nói trên là phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp: lúc đầu cố hành động theo cách thức cũ, và khi thấy không còn tác dụng thì mới chuyển sang các giải pháp mới, là ứng dụng CNTT đối với khâu nghiệp vụ tỏ ra không còn đáp ứng được yêu cầu hoạt động trong bước phát triển hiện tại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều đó cũng không có nghĩa là phải trang bị với “bất cứ giá nào”, mà cần có sự cân nhắc và chọn lựa cẩn thận, tránh tình trạng như công ty DP trong ví dụ dưới đây, mất tiền mà không được việc, thậm chí còn tốn kém thêm. Có lẽ trong trường hợp công ty DP này, việc trang bị một hệ thống nghiệp vụ như vậy là quá mới mẻ, hơn nữa lại được tài trợ, nên đã có sự “ảo tưởng”, đúng ra là đã lơi lỏng về hiệu quả đầu tư như đã thấy chăng ?
Ảo tưởng vào giải pháp “cả gói” - tiền mất tật mang:
Công ty DP quản lý các kho tư liệu và mẫu vật, số khách cần phục vụ (tra cứu và tham khảo, v.v.) ngày một đông. Do phần đông cán bộ nhân viên của DP vốn được chuyển từ các cơ quan khác sang, nên hoạt động ở đây mang nhiều đặc trưng nghiệp dư, quản lý luộm thuộm, hệ thống đăng ký thiếu nhất quán và không được kiểm soát tốt, vì vậy việc tìm kiếm và tra cứu rất mất công và không chính xác. Rất nhiều ý kiến phàn nàn và yêu cầu công ty cải tiến nghiệp vụ. Vì vậy khi được phép sử dụng một nguồn vốn tài trợ để nâng cấp hệ thống CNTT, công ty rất hy vọng sẽ cải thiện được cơ bản tình hình. Một nhà tư vấn đã giới thiệu một phương án khá hấp dẫn: nhân có tiền tài trợ thì mua cả gói một hệ thống phần mềm quản lý của nước ngoài, bao gồm cả các hệ thống quản lý thư mục, số hóa nội dung và các phần mềm biểu diễn. Giám đốc và các cán bộ nghiệp vụ tin vào các lý do do nhà tư vấn đưa ra: công nghệ tiên tiến, giải pháp “cả gói”, v.v. Tuy nhiên, do kinh phí có hạn, nên các chi phí cho đào tạo và triển khai bị cắt giảm đến mức chỉ đủ để một số cán bộ đi tham quan hệ thống tại nước ngoài.
Sau khi hệ thống mua về mới phát hiện rằng: tuy hệ thống được thiết kế rất hiện đại, nhưng có nhiều chức năng công ty không khai thác được, và cũng chưa có nhu cầu cấp bách, như các chức năng số hóa toàn bộ kho và trình diễn tài liệu. Chức năng cần nhất là quản lý kho thì lại không phù hợp, vì được thiết kế dựa trên các chuẩn phân loại và hệ thống mã hóa khá xa lạ với thực tiến hoạt động lâu nay của kho. Thêm nữa, giao diện tiếng nước ngoài, rất khó làm việc, và đặc biệt, do hạn chế về kinh phí và không có kinh nghiệm, nên chỉ mua số giấy phép (license) tối thiểu. Kết cục là sau ba năm loay hoay, việc triển khai hệ thống vẫn rất trục trặc. Nhiều chức năng mua về chưa hề được khai thác, trong khi vẫn phải trả tiền bảo trì hàng năm.
Công ty đang tính đến chuyện thương lượng để ngừng hợp đồng bảo trì hệ thống này và giành tiền đó thuê một công ty trong nước viết một phần mềm quản lý thư mục khác, phù hợp với nhu cầu công việc hơn.
Các bức xúc xuất phát trước tiên từ nội bộ doanh nghiệp, từ sự bất cập trong việc cung cấp thông tin phục vụ quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp. Thí dụ, Bạn cần biết được tình hình nguyên vật liệu, kế hoạch và tình hình sản xuất, tồn kho, tình hình thực hiện các hợp đồng, dự án và thu chi, dòng tiền mặt,… Khi chưa áp dụng CNTT, công việc thu thập, phân loại và xử lý các dữ liệu trên đây để phục vụ quản lý điều hành đều theo lối thủ công. Khi qui mô doanh nghiệp tăng lên, cách làm việc thủ công đó không còn đáp ứng được và thường bị quá tải. Người ta đã tổng kết rằng: hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh giống như VIHACO chắc chắn sẽ gặp phải bức xúc trong việc quản lý vật tư khi họ có 200 công nhân trở lên, hoặc có đến hơn 20 nhân viên vật tư, hoặc số vật tư trang thiết bị cần quản lý lên đến hàng trăm hoặc kinh phí hàng năm cho vật tư, trang thiết bị lên đến tỷ đồng. Đó là các “ngưỡng” báo hiệu thời điểm nên áp dụng các giải pháp công nghệ.
Các bức xúc còn có thể xuất phát từ thị trường, thí dụ khi phát hiện đối thủ cạnh tranh đã đưa ra sản phẩm đúng và nhanh hơn, do họ có hệ thống cho phép nắm bắt thông tin nhanh chóng, giúp phân tích tình hình và ra quyết định kịp thời hơn. Nếu đối thủ cạnh tranh hoạt động hiệu quả hơn, giảm được giá thành sản phẩm nhờ áp dụng CNTT, các khuyến mãi hay giảm giá của họ cũng tạo ra sức ép cho doanh nghiệp. Trong những hoàn cảnh như vậy, để cạnh tranh, Bạn cũng buộc phải nghĩ đến các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, như đối thủ của Bạn đã kịp làm.
Việc lưu trữ dữ liệu điện tử là mảng ứng dụng quan trọng tiếp theo. Dữ liệu điện tử không chỉ cho phép giảm kích thước kho lưu trữ so với lưu trữ trên giấy, mà còn làm cho việc lưu trữ dữ liệu có trật tự và việc truy tìm nhanh chóng hơn. Điều này đạt được nhờ các công nghệ về cơ sở dữ liệu (CSDL), một thành phần quan trọng của các hệ thống thông tin tác nghiệp. Với sự phát triển của mạng Internet và các mạng doanh nghiệp khác, việc trao đổi dữ liệu và thông tin điện tử trong nội bộ công ty, với khách hàng và nhà cung cấp sử dụng các phương tiện máy tính trở nên thuận lợi và giá rẻ.
Hơn nữa, CNTT, cụ thể là các hệ thống phân tích dữ liệu, còn có thể giúp doanh nghiệp phân tích, đánh giá tình hình, phát hiện ra các nhân tố, yêu cầu mới hoặc dự báo các vấn đề nảy sinh, giúp cho việc điều hành hiệu quả hơn rất nhiều.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp CNTT chỉ là công cụ cho dù nó hữu ích như thế nào. CNTT không thay thế được con người, và nếu công cụ không phù hợp hoặc sử dụng không hiệu quả thì sẽ lãng phí đầu tư. Trọng tâm áp dụng CNTT vẫn là trợ giúp con người và nhân tố con người là quyết định sự thành bại của áp dụng CNTT.
Nếu có điều kiện thì đặt các công ty CNTT phát triển ứng dụng cho mình là cách tốt nhất. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ có được hệ thống sát hợp với yêu cầu của mình. Hơn thế, trong quá trình phát triển, các công ty CNTT có thể giúp Bạn phát hiện thêm vấn đề, và tư vấn hoặc hỗ trợ các giải pháp nâng cao hiệu quả đầu tư. Tuy nhiên, để phát triển một hệ thống riêng cho mình như vậy, công ty CNTT và doanh nghiệp phải có sự phối hợp chặt chẽ trong một “chu trình phát triển hệ thống” như đã đề cập đến trong Phần 1. Quá trình làm việc này có thể tốn thời gian và các chi phí ban đầu của Bạn có thể sẽ lớn hơn. Trong Phần 3 của Mục tư vấn và trao đổi kinh nghiệm này sẽ trình bày chi tiết hơn về quá trình triển khai các dự án hệ thống thông tin như vậy.
Cách “nhanh gọn” hơn là đi mua các sản phẩm có sẵn, “các phần mềm đóng gói”, bán trên thị trường . Hiện nay có thể tìm thấy nhiều sản phẩm hệ thống thông tin dùng cho các ứng dụng giai đoạn này, do các công ty CNTT phát triển và thương mại hóa. Bằng cách này, Bạn có thể “có ngay” một phần mềm ứng dụng. Nếu may mắn, phần mềm đó sẽ nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động mà không gặp các trục trặc lớn. Chỉ có điều, phải chọn được đúng sản phẩm mình cần, tránh những sự cố như nêu trong ví dụ về công ty DP nói trên. Một điều rất cần lưu ý là, ngay cả đối với các phần mềm đóng gói, ít khi vừa mua về đã sử dụng được ngay, mà vẫn cần có bước triển khai để đưa nó vào sử dụng trong bối cảnh hoạt động riêng của doanh nghiệp. Các công ty phần mềm hiện nay thường thiết kế các phần mềm có khả năng tùy biến để dễ dàng cho công việc triển khai cụ thể. Vì thế khi chọn phần mềm phải xem xét hai vấn đề. Một là, phần mềm hoặc giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ được mua có đáp ứng hầu hết các qui trình, yêu cầu nghiệp vụ cơ bản không. Hai là, khả năng tùy biến theo các yêu cầu riêng, đặc thù của doanh nghiệp, đặc biệt các báo cáo đầu ra.
Việc chọn lựa cách thức đầu tư cho các hệ thống thông tin này còn phụ thuộc vào khả năng tiếp nhận của doanh nghiệp, thể hiện ở tổ chức, trình độ cán bộ ứng dụng. Lúc này doanh nghiệp cũng bắt đầu cần đến lực lượng chuyên môn về CNTT của mình để hỗ trợ.
Sau đây là ví dụ về xây dựng các hệ thống thông tin tại một công ty thương mại (Công ty Immex). Trong thời gian đầu, Công ty Immex đã chọn mua các hệ thống ứng dụng bán sẵn để dùng cho công việc. Tuy nhiên, các hệ thống đó không đáp ứng mô hình kinh doanh đặc thù của công ty, cách thức tiến hành lựa chọn hệ thống cũng không xuất phát từ thực trạng công ty, nên việc đầu tư không hiệu quả. Immex đã quyết định thuê một Công ty phần mềm trong nước phát triển các giải pháp và xây dựng hệ thống thông tin phù hợp với mô hình kinh doanh, từng bước triển khai hệ thống theo một chiến lược hợp lý. Nhờ vậy, bắt đầu có được các thành công trong đầu tư.
Kinh nghiệm lmmex - tiếp cận đúng đưa đến thành công:
Immex là công ty xuất nhập khẩu hàng đầu hiện nay. Mấy năm trước, được sự quan tâm của lãnh đạo Công ty, việc áp dụng CNTT vào công tác quản lý, điều hành đã được thực hiện bước đầu tại một số phòng ban nghiệp vụ quan trọng như tài chính kế toán, kinh doanh. Một vài mạng máy tính nội bộ được xây dựng, một website nội bộ cũng được hình thành. Tuy nhiên, các ứng dụng này chưa thật phù hợp với yêu cầu, nên việc sử dụng còn hạn chế. Công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty, cũng như các đơn vị thành viên, vẫn còn chưa được tin học hoá, chủ yếu mới có các ứng dụng “tin học văn phòng”.
Các khó khăn trong việc tin học hóa ở Immex nói trên liên quan đến những lý do sau:
Loại hình hoạt động tại Công ty cũng như tại các đơn vị trực thuộc (phòng ban trực thuộc Công ty, các chi nhánh, siêu thị, xí nghiệp) rất đa dạng nên khó có thể đưa ra một bộ khung về cơ sở dữ liệu thống nhất nhằm phản ánh những hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn bộ các đầu mối thuộc Immex. Do đó việc khảo sát để xác định mục tiêu xây dựng phần mềm quản lý rất phức tạp và trên thực tế không thực hiện được một cách tỉ mỉ như yêu cầu. Đây chính là lí do mà các dự án tin học hoá (cả “tổng thể” lẫn cục bộ) thực hiện trong nhiều năm trước đây chưa triển khai được triệt để, và chưa đưa ra được các sản phẩm phần mềm ứng dụng hiệu quả.
Địa bàn hoạt động của Immex rộng, các chi nhánh nằm rải rác trên toàn quốc, việc đầu tư kinh phí cũng như lựa chọn giải pháp về đường truyền dữ liệu trở nên khó khăn và tốn kém, khó giải trình được các khoản mục dự toán kinh phí đầu tư, cũng như việc thực hiện trọn vẹn các dự án tin học hoá.
Về phía lãnh đạo Công ty, chưa đặt ra mục tiêu trước tiên là tin học hoá công tác quản lý điều hành, và chưa thấy công việc này phải được để tiến hành “từ trên xuống” (Lãnh đạo đưa ra nhu cầu các loại báo cáo định kỳ theo mẫu biểu hoặc văn bản định sẵn, sau đó các đơn vị đầu mối phải tổ chức thu thập và xử lý thông tin theo định hướng của nội dung những báo cáo đó).
Về phía các chuyên viên tư vấn tin học, họ chưa đưa ra được cách tiếp cận hợp lý và lựa chon giải pháp chưa đúng. Về cách tiếp cận, họ luôn có xu hướng áp dụng cách tiếp cận thuần túy kỹ thuật, chưa có cách nhìn tổng thể ở mức toàn Công ty. Về giải pháp do vậy chỉ tập trung vào các ứng dụng riêng rẽ, công cụ được chọn áp dụng lại lạc hậu, không đáp ứng được qui mô hoạt động phức tạp và rộng như đã kể trên. Vì vậy, các ứng dụng này chưa đáp ứng được yêu cầu sử dụng, dẫn đến hiệu quả đầu tư thấp trong khi thiết bị tin học lạc hậu rất nhanh và không bảo toàn được vốn đầu tư.
Để giải quyết các tồn tại trên đây, Lãnh đạo Công ty, trực tiếp là Tổng Giám đốc, đã quyết định, chọn giải pháp triển khai khác: thiết kế chức năng “từ trên xuống” và phân kỳ thực hiện dự án thành nhiều giai đoạn nối tiếp liên tục bằng cách “mô đun hoá” từng phần. Các mô đun này có thể chia theo mảng quản lý, ví dụ: quản lý hạ tầng cơ sở, mảng tài chính, mảng kế hoạch,... hoặc chia theo phân cấp khu vực quản lý từ trên xuống dưới: từ cấp lãnh đạo Immex đến cấp các đơn vị trực thuộc, cuối cùng là các đơn vị nhỏ hơn. Thực hiện tin học hoá theo trình tự như vậy sẽ đảm bảo được tính tổng thể của dự án, đảm bảo tính liên tục phát triển theo từng giai đoạn, phù hợp với khả năng đầu tư kinh phí và dễ tìm nguồn vốn đầu tư, đảm bảo tính kế thừa của công nghệ, có thể thu được hiệu quả và rút kinh nghiệm từng bước thực hiện.
Sau một năm, với sự hợp tác của một Công ty CNTT, Immex đã triển khai thành công Hệ thống thông tin hỗ trợ trực tuyến 2 chiều “Báo cáo - Điều hành doanh nghiệp” từ cấp lãnh đạo Công ty đến cấp các Trưởng đơn vị trực thuộc (giám đốc các chi nhánh, giám đốc các nhà máy, trưởng các phòng ban tham mưu cho Tổng Giám đốc, các phòng kinh doanh). Các báo cáo bao gồm các thông tin chủ chốt về hoạt động kinh doanh giúp lãnh đạo nắm bắt một cách trực tuyến và cho phép điều hành thông qua trao đổi thông tin trực tiếp trên hệ thống. Đây là bước đi đầu tiên (gọi là giai đoạn 1), nhằm nhanh chóng đưa hệ thống thông tin điều hành chủ chốt (được gọi là “Hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp”) vào hoạt động. Trong thời gian tới, Immex sẽ tiếp tục hoàn chỉnh hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp này, với việc đưa vào chức năng cung cấp thông tin chi tiết về các mặt hoạt động, trên cơ sở liên kết với các hệ thống nghiệp vụ.
Trong các bước sau sẽ xây dựng dần các Hệ thống thông tin cục bộ tại các đầu mối để xử lý và thu thập thông tin - dữ liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của từng phòng ban, đơn vị trực thuộc. Các hệ thống này sẽ được ghép nối - tích hợp từng bước với “Hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp” ở trên.
Sau đây xin giới thiệu một số tiêu chí đánh giá năng lực để Bạn tham khảo khi chọn nhà cung cấp.
Các tiêu chí chọn nhà cung cấp
Về sản phẩm, giống như khi đưa một công nghệ mới vào sử dụng, Bạn cần xem xét ứng dụng có dễ sử dụng, dễ quản trị và có đầy đủ tài liệu hướng dẫn không. Bạn cũng yêu cầu nhà cung cấp hướng dẫn đào tạo và có dịch vụ hỗ trợ cho nó. Tiếp cận TCO (chi phí sở hữu tổng cộng) nói trong Chương 3 bắt đầu cần được vận dụng cho đầu tư CNTT từ giai đoạn này. Sau đây là một bảng tiêu chí đánh giá sản phẩm có thể tham khảo khi chọn mua phần mềm.
Tiêu chí đánh giá sản phẩm mua phần mềm
Giá: (giá tính trên một người dùng)
Nền tảng (Platforms) phần mềm (HĐH và Hệ QT CSDL):
(Thí dụ: Windows Server 2000/2003 và Microsoft SQL Server 2000 đối với các hệ thống thông tin quản lý)
Chú ý: Bạn có thể thay đổi các tiêu chí đánh giá, trọng số và thang điểm, tùy theo tình hình. Tuy nhiên, các tiêu chí trên đây là các tiêu chí tối thiểu Bạn cần ghi nhớ để xem xét.
Nhà tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp về cách tiếp cận và cách tiến hành các công việc cần làm để áp dụng thành công CNTT nâng cao hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, cần tham khảo cả các nhà cung cấp giải pháp về CNTT. Những nhà tư vấn, nhà cung cấp sẽ nói cho Bạn biết các giải pháp CNTT nào có thể làm được gì, dùng loại nào là phù hợp nhất cho trường hợp cụ thể doanh nghiệp của Bạn. Họ cũng có thể giúp phát hiện các yêu cầu cụ thể của bản thân doanh nghiệp và giới thiệu các giải pháp ứng dụng đáp ứng các yêu cầu đó.
Các doanh nghiệp áp dụng thành công CNTT giúp Bạn trong học hỏi kinh nghiệm sử dụng CNTT vào nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời lường trước được các vấn đề nảy sinh khi triển khai và dự liệu được cách xử lý.
Ý kiến của người dùng cuối là cán bộ nghiệp vụ cũng rất quan trọng, bởi vì chính họ là người cung cấp các chi tiết về yêu cầu đối với các phần mềm nghiệp vụ, và là người trực tiếp sử dụng chúng sau này. Họ cần là người có bức xúc trong công việc nghiệp vụ của riêng họ và đề xuất yêu cầu ứng dụng tin học.
Cuối cùng, Bạn nên tìm đọc các kinh nghiệm ứng dụng trong các sách báo và tạp chí chuyên môn, đặc biệt, tìm đọc các cuốn sách hướng dẫn và trợ giúp. Mục tư vấn và trao đổi kinh nghiệm mà Bạn đang đọc là một tài liệu tư vấn như vậy.
Bạn cũng nên xem xét đến khả năng phát triển kinh doanh theo kênh trực tuyến thông qua Internet. Khách hàng, nhà cung cấp có thể tiến hành các giao dịch thương mại thông qua website của doanh nghiệp. Thuận lợi của kinh doanh thương mại điện tử là phạm vi khách hàng không hạn chế từ bất kỳ đâu trên thế giới, chi phí tiếp thị rẻ tiền, giao dịch nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên, trong thương mại điện tử, Bạn cũng cần tính xem đối tượng khách hàng của kênh thương mại điện tử là ai, hình thức thanh toán, chuyển giao như thế nào và khả năng bảo mật, an toàn trên mạng Internet công cộng. Ít nhất, nếu chưa đủ điều kiện phát triển thương mại điện tử thì Bạn cũng nên xem xét xây dựng một website thông tin để giới thiệu công ty và quảng bá sản phẩm và dịch vụ. Bên cạnh website này, cũng cần và có thể cài đặt một hệ thống thư điện tử, và thậm chí cả các hệ thống phục vụ quản lý hành chính, văn phòng khác như lịch công tác, quản lý công văn.
Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét sử dụng các công nghệ mới như điện thoại Internet, hội nghị truyền hình, gửi tin nhắn qua Internet, v,v. Các dịch vụ này đang mau chóng trở nên phổ cập và có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí hoạt động.
Có nhiều biện pháp và nhiều mức đảm bảo an toàn và an ninh dữ liệu. Trước hết, đó là các giải pháp được cung cấp ngay trong các Hệ điều hành và các hệ thống quản trị CSDL (xem giải thích về CSDL trong phần đóng khung sau đây). Tiếp đến là các giải pháp do chủ nhân dữ liệu quyết định, như sao lưu, phục hồi, tạo mật mã, và các biên pháp thuộc về lĩnh vực quản trị dữ liệu khác. Cuối cùng, bản thân doanh nghiệp phải có các quy định chặt chẽ về thủ tục làm việc với thông tin và đào tạo cho cán bộ có hiểu biết và kỹ năng để tuân thủ các quy định và thủ tục đó.
Về việc quản trị tài nguyên dữ liệu của doanh nghiệp, CSDL và quản trị CSDL:
Cơ sở dữ liệu là công nghệ quản trị các khối dữ liệu lớn với mục đích chia sẻ (dùng chung) một cách an toàn và hiệu quả cho nhiều ứng dụng.
Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp tích lũy được một khối lượng dữ liệu lớn và ngày càng lớn hơn. Đó là các dữ liệu xử lý giao dịch, tài chính, kế toán, sản phẩm, dịch vụ, nguyên vật liệu, thiết bị và cơ sở hạ tầng, nhân sự, cho đến các dữ liệu về thị trường, khách hàng, đối tác, đối thủ. Các dữ liệu này, gọi chung là dữ liệu doanh nghiệp, đã trở thành một tài sản ngày càng có giá trị của doanh nghiệp, do các đầu tư về thời gian, công sức và tiền bạc đổ vào để có được chúng rất cao và ngày một tăng thêm. Chúng được xử lý trong nhiều hệ thống nghiệp vụ khác nhau, theo nhiều cách thức và quy trình khác nhau: đáp ứng các truy vấn tức thời, dùng để tạo các báo cáo, hoặc trong việc thống kê - phân tích, dự báo, v.v.
Khi khối lượng và chủng loại dữ liệu tăng lên, bắt đầu xuất hiện các “vấn đề” của dữ liệu doanh nghiệp: trùng lặp, mâu thuẫn nhau, không nhất quán về dạng thức và cấu trúc, dẫn đến các khó khăn trong sử dụng. Theo số liệu thống kê chính thức, thời gian mất vào việc tìm kiếm, đối chiếu, thẩm tra, căn chỉnh dữ liệu chiếm đến 70% hoặc hơn tổng số thời gian liên quan đến xử lý dữ liệu. Đây là một trong các nguyên nhân chính dẫn đến các tắc nghẽn về thông tin, tăng chi phí vận hành, làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Quản trị tài nguyên dữ liệu doanh nghiệp trở thành một trong các bài toán chính trong quản lý và doanh nghiệp càng phát triển, vấn đề này càng có vai trò quan trọng.
Chìa khóa để giải quyết các vấn đề nêu trên là công nghệ quản trị dữ liệu, trước hết là các quản trị các CSDL.
Để có thể quản trị hiệu quả, dữ liệu doanh nghiệp được chuẩn hóa theo một mô hình phù hợp với bản chất của chúng và các hoạt động khai thác. Mô hình được áp dụng rộng rãi nhất hiện nay là mô hình quan hệ , theo đó dữ liệu về các đối tượng, các hoạt động, v.v. cùng với các quan hệ giữa chúng được biểu diễn dưới dạng các bảng hai chiều và được lưu giữ trên đĩa cứng của máy tính trong các cơ sở dữ liệu (CSDL). Trong các mạng máy tính doanh nghiệp, kiến trúc được dùng phổ biến trong việc quản trị các CSDL là kiến trúc client/server, trong đó các Server là nơi giũ chủ yếu của các CSDL. Mô hình quan hệ được xây dựng trên một cơ sở toán học chặt chẽ và có rất nhiều ưu việt trong việc quản trị và khai thác các CSDL, là mô hình được dùng nhiều nhất trong các hệ thống thông tin doanh nghiệp hiện nay.
Trên cơ sở mô hình này, đã phát triển các Hệ thống quản trị CSDL, tức là các phần mềm có chức năng tạo lập, duy trì chất lượng, cập nhật, bảo trì, truy vấn, báo cáo, lấy dữ liệu ra theo yêu cầu, đảm bảo an ninh và an toàn dữ liệu, cùng nhiều chức năng và dịch vụ khác về dữ liệu. Các CSDL và các phần mềm quản trị CSDL là nền tảng để phát triển các hệ thống phần mềm chức năng xử lý dữ liệu doanh nghiệp , các HTTT quản lý.
Các CSDL doanh nghiệp thường được chia thành hai mức: Mức các CSDL tác nghiệp, hoặc chức năng, hoặc dự án (project) - chứa các dữ liệu liên quan đến một lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể hoặc có phạm vi cục bộ, và mức toàn thể, gồm các CSDL có phạm vi toàn xí nghiệp (corporate), hoặc bao gồm các dữ liệu quan trọng toàn cục (master). Các hệ thống chức năng riêng rẽ chủ yếu làm việc với các CSDL mức dưới. Các CSDL xí nghiệp được dùng cho các hệ thống chức năng tổng hợp (còn gọi là các hệ thống liên chức năng).
Các Hãng sản xuất hệ thống quản trị CSDL, cùng các sản phẩm được dùng nhiều nhất hiện nay là Oracle (Oracle), Microsoft (SQL/Server), IBM (DB2/Informix).
Bạn cần xác định đầu tư cho CNTT là đầu tư hạ tầng cơ sở và đầu tư cho công nghệ, có hiệu quả gián tiếp và lâu dài đến sự phát triển của doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, khó tính trước lợi nhuận thu được cụ thể là bao nhiêu khi đầu tư cho CNTT. Tuy nhiên, các dự án đầu tư đúng lúc, giải quyết các bức xúc kịp thời, nhiều khi cũng chứng tỏ được nhanh chóng hiệu quả của mình.
Công ty VIHACO nói ở đầu chương này sau khi đưa phần mềm quản lý vật tư vào sử dụng một năm nhận thấy rằng họ đã giảm được thời gian hoàn thành giao hàng, giảm thời gian chờ vật tư 30% và giảm lượng tồn kho từ 30% xuống còn 15%, tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng tiền vốn lưu động. Trên thực tế, với hiệu quả đem lại của việc áp dụng phần mềm quản lý vật tư, VIHACO đã hoàn vốn đầu tư chỉ trong vòng 10 tháng và tăng uy tín đối với khách hàng nhờ hoàn thành giao hàng đúng hạn.
Phần sau đây giới thiệu tóm tắt về các phần mềm ứng dụng thường được các doanh nghiệp quan tâm như là các hệ thống hỗ trợ các chức năng sản xuất, kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp trong giai đoạn đầu tư này. Ở đây chỉ nêu các chức năng cơ bản cho mỗi nhóm. Các công ty phát triển phần mềm luôn luôn nâng cấp và hoàn thiện sản phẩm của họ, nên các thông tin chi tiết cần được cập nhật tại thời điểm chọn mua.
Các phần mềm ứng dụng nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp :
Phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán hỗ trợ cho bộ phận tài chính, kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán thu, chi, tài sản cố định, dòng tiền và kết xuất các báo cáo tài chính. Áp dụng phần mềm kế toán, bạn sẽ dễ dàng quản lý ngân sách, theo dõi và hạch toán các chi phí và quản lý công nợ.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Kế toán tiền mặt
- Kế toán ngân hàng
- Quản lý hợp đồng
- Kế toán thanh toán
- Kế toán tạm ứng
- Kế toán tiền lương
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán giá thành
- Kế toán thuế
- Kế toán tổng hợp
- Các báo cáo tài khoản, bảng cân đối, dòng tiền, dự toán ngân sách,…
Phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm Quản lý Bán hàng cung cấp cho bộ phận kinh doanh công cụ bán hàng hiệu quả, quản lý mọi giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm soát mọi sự kiện và luồng công việc, lưu trữ thông tin kinh doanh và tự động kết xuất ra các báo cáo kinh doanh. phần mềm quản lý bán hàng ghi nhận và lưu giữ tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm dịch vụ; có các chức năng hỗ trợ để gia tăng hiệu quả công tác bán hàng như theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, tình hình biến động của thị trường, lập kế hoạch và báo cáo, thống kê.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Lập kế hoạch bán hàng và theo dõi thực hiện
- Tạo báo giá, đơn hàng
- Quản lý khách hàng, hợp đồng
- Quản lý quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng
- Kiểm soát quá trình đặt hàng và giao nhận hàng
- Theo dõi kết quả bán hàng, quản lý công nợ với khách hàng
- Các báo cáo công nợ, thuế, hoa hồng, bảng kê khách hàng, phân tích doanh số,…
Phần mềm quản lý kho/vật tư
Phần mềm quản lý kho/vật tư là công cụ giúp tự động hóa quá trình điều phối nguyên vật liệu đầu vào, thành phẩm, giảm chi phí mua sắm và giúp kiểm kê, kiểm soát kho nhanh chóng và cung câp thông tin tồn kho nhanh nhất.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Quản lý yêu cầu và cung ứng vật tư
- Quản lý xuất nhập vật tư tại kho và hỗ trợ tra cứu tồn kho
- Tính đơn giá vật tư tự động
- Hạch toán và tạo bút toán vật tư
- Các báo cáo danh mục, cân đối vật tư, tình trạng vật tư, tồn kho, vận chuyển, nhập xuất và kiểm kho.
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương
Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động, quá trình công tác, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật cũng như cung cấp các chức năng cần thiết về theo dõi tổng hợp ngày công, tính lương và các thu nhập khác và kết xuất tự động các báo cáo về nhân sự tiền lương.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Quản lý quá trình tuyển dụng nhân viên mới
- Quản lý hồ sơ, lý lịch hợp đồng lao động
- Theo dõi quá trình công tác
- Quản lý đào tạo
- Theo dõi chấm công, tổng hợp ngày công
- Tính lương và thu nhập
- Các báo cáo về nhân sự, chấm công, tiền lương, thuế, bảo hiểm và tuyển dụng, đào tạo
Phần mềm quản lý sản xuất
Phần mềm quản lý sản xuất giúp nhà quản lý tối ưu năng lực sản xuất từ khâu nguyên liệu thô đầu vào đến sản phẩm cuối cùng, bất kể công nghệ sản xuất như thế nào. Nó còn có thể giúp sản xuất thích ứng với các thay đổi thị trường, thực thi các phương pháp sản xuất hiệu quả, phối hợp với các nhà cung cấp và thuê ngoài và quản lý chất lượng sản phẩm.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Lập kế hoạch sản xuất bao gồm kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu
- Kiểm soát điều độ sản xuất các phân xưởng, nhà máy
- Quản lý tiến độ sản xuất
- Tính giá thành sản phẩm thực tế
- Các báo cáo điều hành sản xuất
Phần mềm Hỗ trợ thiết kế (CAD):
Bộ công cụ phần mềm sử dụng các chức năng đồ họa tiên tiến hỗ trợ, theo cách tương tác, giữa nhà thiết kế và máy tính trong quá trình thiết kế công nghệ và kiến trúc. CAD hiện đại phát triển một bộ công cụ rất mạnh và các thư viện mẫu thiết kế, với các chức năng tính toán và biểu diễn phong phú. Thường đòi hỏi các phần cứng có cấu hình cao về khả năng đồ họa và lưu trữ.
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS):
HTTT xử lý các dữ liệu phát sinh trong các giao dịch kinh doanh.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS):
HTTT cung cấp các thông tin hỗ trợ cho nhà quản lý ra quyết định. Thông thường các thông tin này có dạng các báo cáo theo mẫu xác định trước, phục vụ chủ yếu các nhà quản lý cấp trung (trưởng phòng). Một số tác giả coi các hệ thống thông tin điều hành (EIS) và hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) trình bày sau đây cũng thuộc nhóm MIS này.
Hệ thống hỗ trợ quyết đinh (DSS):
HTTT cung cấp cho các nhà quản lý - điều hành các hỗ trợ theo lối tương tác (trực tiếp) trong quá trình ra các quyết định quản lý không thường xuyên, đặc thù (adhoc). DSS thường được xây dựng dựa theo phong cách ra quyết định đặc thù của các loại lãnh đạo, trong các lĩnh vực vấn đề đặc thù của thế giới thực. Chủ yếu phục vụ quản lý cấp cao (giám đốc).
Hệ thống thông tin điều hành (EIS):
HTTT hõ trợ lãnh đạo cấp cao nhất, giúp họ có được các thông tin quyết định họ cần, theo cách dễ dàng nhất, dưới dạng họ quen dùng.
Website thông tin doanh nghiệp trên Internet và hệ thống thư tín điện tử
Website là công cụ giới thiệu trên Internet về doanh nghiệp, nó là công cụ hỗ trợ kinh doanh thuận tiện và rẻ tiền, và là bước đầu cho các doanh nghiệp chuyển dần sang thương mại điện tử.
Một website hiệu quả cần phải có nội dung thật hấp dẫn với người đọc và phải luôn mới. Website cũng cần sử dụng CSDL để tạo ra các trang web thông tin phong phú và động. Nội dung thông tin trên website cần được tổ chức, sắp xếp hợp lý sao cho người truy cập có thể tìm được các thông tin nhanh chóng, thuận tiện và có thể phản hồi hoặc trao đổi nếu cần. Tốc độ truy cập website cũng cần nhanh và hình thức phải đẹp và phù hợp với nội dung.
Website doanh nghiệp nên tích hợp với các phương tiện như thư điện tử.
• Lựa chọn giải pháp trang bị các hệ thống thông tin chức năng.
• Vai trò của cơ sở dữ liệu đối với các hệ thống phần mềm tác nghiệp và trợ giúp quản lý.
• Vai trò của người dùng doanh nghiệp trong khai thác các hệ thống chức năng.
Trường hợp quản lý vật tư của VIHACO:
VIHACO là doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm cơ khí. Trong những năm gần đây, VIHACO đã nhanh chóng chuyển đổi phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh từ cơ chế bao cấp sang thị trường nên đã thu được những thành công nhất định. Doanh nghiệp đã có đội ngũ công nhân lên đến hơn 300 người, mở rộng nhà xưởng sản xuất, mua sắm máy móc và thậm chí đã nhận được một số đơn đặt hàng từ nước ngoài. Giám đốc VIHACO là người trẻ tuối, năng động. Anh nhận ra rằng việc cấp phát vật tư thường xuyên bị chậm trễ, ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ sản xuất và thời hạn giao hàng. Anh đã quyết định tăng cường thêm nhân viên cho bộ phận vật tư và cho phép tăng số vật tư tồn kho. Điều này đã giúp góp phần cải thiện tình hình cấp phát vật tư trong thời gian đầu. Nhưng sau đó, anh lại ngạc nhiên nhận ra việc bổ sung thêm nhân lực vật tư không còn tác dụng khi số lượng yêu cầu cấp phát vật tư tiếp tục tăng lên. Ngoài ra, số vật tư tồn đọng, gây lãng phí lên đến hàng trăm triệu đồng.
Sau một thời gian tìm hiểu, anh đã quyết định áp dụng một phần mềm quản lý vật tư.
Hỏi: Tại sao lại quyết định rằng phần mềm quản lý vật tư sẽ giải quyết được các khó khăn mà việc tăng cường nhân lực và lượng hàng lưu kho không làm được ?
Đáp: Như trong ví dụ về quản lý vật tư của VIHACO, khó khăn của doanh nghiệp đang gặp phải là ở khâu cấp phát vật tư thường xuyên bị chậm trễ. Nguyên nhân thường được nghĩ đến đầu tiên là do thiếu nhân lực làm việc và thiếu vật tư dự trữ trong kho, do vậy doanh nghiệp này lúc đầu đã chọn giải pháp tăng số lượng cho cả hai hạng mục này. Nhưng cũng dễ thấy là không thể cứ tiếp tục tăng số nhân viên vật tư và số lượng hàng lưu kho, vì sẽ lại kéo theo các nguy cơ khác, thí dụ như việc tồn đọng vật tư nói trên.Vậy thì mấu chốt vấn đề ở đâu? Chính là ở chỗ khi sản xuất mở rộng và ngày một mở rộng, doanh nghiệp không nắm được kịp thời và chính xác thông tin chi tiết về nhu cầu ngày nhiều hơn, cấp thiết hơn và phức tạp hơn về cung ứng vật tư, cũng như khả năng của doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu tăng lên đó. Tức là hệ thống thu thập và xử lý các thông tin về vật tư hiện có của VIHACO đã không đáp ứng được nhu cầu sản xuất đang mở rộng của doanh nghiệp. Đây chính là cái gốc của vấn đề, nếu giải quyết được nó thì mới có các biện pháp cơ bản, vừa cải thiện được tình hình hiện tại, vừa tránh được cao nhất các hậu quả ngoài mong muốn khi áp dụng các biện pháp không trúng. Giải pháp cho các khó khăn về xử lý thông tin là ứng dụng CNTT, ở đây là sử dụng một hệ thống phần mềm quản lý vật tư như vị giám đốc trên đã quyết định.
Hỏi: Những khó khăn loại nào thì ứng dụng CNTT sẽ là cách giải quyết tốt nhất ?
Đáp: Đó là các khó khăn liên quan đến xử lý thông tin tác nghiệp và ra quyết định về quản lý. Thí dụ, nếu có một hệ thống thông tin vật tư tốt, doanh nghiệp sẽ có được báo cáo chính xác tình hình vật tư hàng ngày, hoặc có trả lời “ngay lập tức” một số câu hỏi về mặt hàng, về nhà cung cấp cụ thể khi cần. Cũng sẽ có khả năng dự báo được mặt hàng cần phải mua, với số lượng bao nhiêu, mua của ai, cần dự trữ trong kho bao nhiêu là đủ để vừa đáp ứng được các nhu cầu sản xuất, vừa không tăng chi phí lưu kho quá mức, tránh được việc tồn đọng mặt hàng, v.v. Bằng cách đó doanh nghiệp sẽ giải quyết được các khó khăn về cung cấp vật tư đã nêu mà chưa chắc phải tăng số nhân viên vật tư và hàng tồn kho một cách không cần thiết.Tương tự, các khó khăn trong các lĩnh vực nghiệp vụ khác của doanh nghiệp, như kế toán - tài vụ, nhân lực, v.v. nếu đó là các vấn đề nảy sinh do sự bất cập trong thu thập và xử lý thông tin tác nghiệp gây nên cũng có thể được giải quyết nhờ áp dụng các hệ thống thông tin chức năng phù hợp. Các hệ thống thông tin này được dùng để xử lý các dữ liệu nghiệp vụ, và để trợ giúp cho các nhà quản lý các cấp (trưởng phòng và tương đương, các cấp lãnh đạo doanh nghiệp) ra các quyết định, qua việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác hơn cho họ.
Hỏi: Như vậy là trong trường hợp của VIHACO, nếu mua ngay từ đầu một hệ thống quản lý vật tư thì tình hình sẽ tốt hơn ?
Đáp: Ở đây cần xác định thời điểm của tình hình. Gặp phải các khó khăn như nêu trên đây thường là khi doanh nghiệp đã bước vào giai đoạn thứ hai của chu kỳ phát triển, đã qua bước “khởi nghiệp”, công việc sản xuất và dịch vụ bắt đầu mở rộng, chiếm lĩnh thị trường. Lượng dữ liệu phát sinh trong hoạt động kinh doanh tăng lên nhanh chóng, và do xử lý không kịp, xuất hiện các sự tắc nghẽn luồng tin phục vụ cho quản lý.Vì vậy “ngay từ đầu”, nếu hiểu theo nghĩa là giai đoạn khới đầu của doanh nghiệp, dữ liệu cần xử lý còn ít, các luồng tin còn đơn giản, và cách thức xử lý thông tin cũ chưa gây khó khăn trong kinh doanh, nên chưa rõ sẽ “gặp vấn đề” trong khâu nào, thì chưa cần phải đầu tư cho các hệ thống chức năng trên đây, chỉ nên dừng ở mức đầu tư cơ sở như trình bày trong Chương trước. Nếu “từ đầu” là chỉ thời điểm doanh nghiệp bắt đầu gặp thường xuyên các “vấn đề” trong xử lý thông tin, có sự tắc nghẽn về thông tin và xử lý thông tin, thì đúng là nên nghĩ ngay đến việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động này, như một khoản đầu tư cần thiết để “nâng cao hiệu quả hoạt động” tại các bộ phận đang gặp khó khăn của doanh nghiệp.
Cách xử lý của Giám đốc VIHACO nói trên là phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp: lúc đầu cố hành động theo cách thức cũ, và khi thấy không còn tác dụng thì mới chuyển sang các giải pháp mới, là ứng dụng CNTT đối với khâu nghiệp vụ tỏ ra không còn đáp ứng được yêu cầu hoạt động trong bước phát triển hiện tại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều đó cũng không có nghĩa là phải trang bị với “bất cứ giá nào”, mà cần có sự cân nhắc và chọn lựa cẩn thận, tránh tình trạng như công ty DP trong ví dụ dưới đây, mất tiền mà không được việc, thậm chí còn tốn kém thêm. Có lẽ trong trường hợp công ty DP này, việc trang bị một hệ thống nghiệp vụ như vậy là quá mới mẻ, hơn nữa lại được tài trợ, nên đã có sự “ảo tưởng”, đúng ra là đã lơi lỏng về hiệu quả đầu tư như đã thấy chăng ?
Ảo tưởng vào giải pháp “cả gói” - tiền mất tật mang:
Công ty DP quản lý các kho tư liệu và mẫu vật, số khách cần phục vụ (tra cứu và tham khảo, v.v.) ngày một đông. Do phần đông cán bộ nhân viên của DP vốn được chuyển từ các cơ quan khác sang, nên hoạt động ở đây mang nhiều đặc trưng nghiệp dư, quản lý luộm thuộm, hệ thống đăng ký thiếu nhất quán và không được kiểm soát tốt, vì vậy việc tìm kiếm và tra cứu rất mất công và không chính xác. Rất nhiều ý kiến phàn nàn và yêu cầu công ty cải tiến nghiệp vụ. Vì vậy khi được phép sử dụng một nguồn vốn tài trợ để nâng cấp hệ thống CNTT, công ty rất hy vọng sẽ cải thiện được cơ bản tình hình. Một nhà tư vấn đã giới thiệu một phương án khá hấp dẫn: nhân có tiền tài trợ thì mua cả gói một hệ thống phần mềm quản lý của nước ngoài, bao gồm cả các hệ thống quản lý thư mục, số hóa nội dung và các phần mềm biểu diễn. Giám đốc và các cán bộ nghiệp vụ tin vào các lý do do nhà tư vấn đưa ra: công nghệ tiên tiến, giải pháp “cả gói”, v.v. Tuy nhiên, do kinh phí có hạn, nên các chi phí cho đào tạo và triển khai bị cắt giảm đến mức chỉ đủ để một số cán bộ đi tham quan hệ thống tại nước ngoài.
Sau khi hệ thống mua về mới phát hiện rằng: tuy hệ thống được thiết kế rất hiện đại, nhưng có nhiều chức năng công ty không khai thác được, và cũng chưa có nhu cầu cấp bách, như các chức năng số hóa toàn bộ kho và trình diễn tài liệu. Chức năng cần nhất là quản lý kho thì lại không phù hợp, vì được thiết kế dựa trên các chuẩn phân loại và hệ thống mã hóa khá xa lạ với thực tiến hoạt động lâu nay của kho. Thêm nữa, giao diện tiếng nước ngoài, rất khó làm việc, và đặc biệt, do hạn chế về kinh phí và không có kinh nghiệm, nên chỉ mua số giấy phép (license) tối thiểu. Kết cục là sau ba năm loay hoay, việc triển khai hệ thống vẫn rất trục trặc. Nhiều chức năng mua về chưa hề được khai thác, trong khi vẫn phải trả tiền bảo trì hàng năm.
Công ty đang tính đến chuyện thương lượng để ngừng hợp đồng bảo trì hệ thống này và giành tiền đó thuê một công ty trong nước viết một phần mềm quản lý thư mục khác, phù hợp với nhu cầu công việc hơn.
Hỏi: Vấn đề chọn thời điểm và lĩnh vực để đầu tư nâng cao hiệu quả hoạt động không phải đơn giản. Nhiều trường hợp thất bại rồi mới thấy ra, như công ty DP trong ví dụ trên. Vậy có cách gì để việc chọn lĩnh vực đầu tư được chính xác không ?
Đáp: Để quyết định xem cần “đầu tư vào đâu”, tức lĩnh vực, thời điểm, nội dung và mức độ đầu tư CNTT cụ thể, phải xuất phát từ các bức xúc trong quản lý của bản thân doanh nghiệp.Các bức xúc xuất phát trước tiên từ nội bộ doanh nghiệp, từ sự bất cập trong việc cung cấp thông tin phục vụ quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp. Thí dụ, Bạn cần biết được tình hình nguyên vật liệu, kế hoạch và tình hình sản xuất, tồn kho, tình hình thực hiện các hợp đồng, dự án và thu chi, dòng tiền mặt,… Khi chưa áp dụng CNTT, công việc thu thập, phân loại và xử lý các dữ liệu trên đây để phục vụ quản lý điều hành đều theo lối thủ công. Khi qui mô doanh nghiệp tăng lên, cách làm việc thủ công đó không còn đáp ứng được và thường bị quá tải. Người ta đã tổng kết rằng: hầu hết các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh giống như VIHACO chắc chắn sẽ gặp phải bức xúc trong việc quản lý vật tư khi họ có 200 công nhân trở lên, hoặc có đến hơn 20 nhân viên vật tư, hoặc số vật tư trang thiết bị cần quản lý lên đến hàng trăm hoặc kinh phí hàng năm cho vật tư, trang thiết bị lên đến tỷ đồng. Đó là các “ngưỡng” báo hiệu thời điểm nên áp dụng các giải pháp công nghệ.
Các bức xúc còn có thể xuất phát từ thị trường, thí dụ khi phát hiện đối thủ cạnh tranh đã đưa ra sản phẩm đúng và nhanh hơn, do họ có hệ thống cho phép nắm bắt thông tin nhanh chóng, giúp phân tích tình hình và ra quyết định kịp thời hơn. Nếu đối thủ cạnh tranh hoạt động hiệu quả hơn, giảm được giá thành sản phẩm nhờ áp dụng CNTT, các khuyến mãi hay giảm giá của họ cũng tạo ra sức ép cho doanh nghiệp. Trong những hoàn cảnh như vậy, để cạnh tranh, Bạn cũng buộc phải nghĩ đến các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, như đối thủ của Bạn đã kịp làm.
Hỏi: Thường thì các hệ thống này thay thế những công việc “thủ công” cụ thể nào, và nhân viên của doanh nghiệp khi đó sẽ làm gì ?
Đáp: Việc ứng dụng CNTT trong giai đoạn đầu tư này cũng giống như áp dụng công nghệ để “tự động hóa” một số công đoạn hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho người dùng giảm đáng kể các công việc thủ công, để họ tập trung hơn vào nâng cao chất lượng công việc và tăng năng suất lao động. Các phần mềm xử lý dữ liệu rất thích hợp cho các công việc lặp đi lặp lại, mệt mỏi, nhàm chán, có năng suất thấp, hoặc đòi hỏi độ chính xác cao, dễ gây sai sót khi thực hiện thủ công, như xử lý dữ liệu nghiệp vụ, tính toán thống kê phức tạp, kế toán, quản lý vật tư, quản lý khách hàng và bán hàng. Những thông tin báo cáo cần thiết mà thủ công khó làm được hoặc mất nhiều thời gian thì máy tính lại làm rất nhanh chóng.Việc lưu trữ dữ liệu điện tử là mảng ứng dụng quan trọng tiếp theo. Dữ liệu điện tử không chỉ cho phép giảm kích thước kho lưu trữ so với lưu trữ trên giấy, mà còn làm cho việc lưu trữ dữ liệu có trật tự và việc truy tìm nhanh chóng hơn. Điều này đạt được nhờ các công nghệ về cơ sở dữ liệu (CSDL), một thành phần quan trọng của các hệ thống thông tin tác nghiệp. Với sự phát triển của mạng Internet và các mạng doanh nghiệp khác, việc trao đổi dữ liệu và thông tin điện tử trong nội bộ công ty, với khách hàng và nhà cung cấp sử dụng các phương tiện máy tính trở nên thuận lợi và giá rẻ.
Hơn nữa, CNTT, cụ thể là các hệ thống phân tích dữ liệu, còn có thể giúp doanh nghiệp phân tích, đánh giá tình hình, phát hiện ra các nhân tố, yêu cầu mới hoặc dự báo các vấn đề nảy sinh, giúp cho việc điều hành hiệu quả hơn rất nhiều.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp CNTT chỉ là công cụ cho dù nó hữu ích như thế nào. CNTT không thay thế được con người, và nếu công cụ không phù hợp hoặc sử dụng không hiệu quả thì sẽ lãng phí đầu tư. Trọng tâm áp dụng CNTT vẫn là trợ giúp con người và nhân tố con người là quyết định sự thành bại của áp dụng CNTT.
Hỏi: Việc trang bị các hệ thống CNTT cho doanh nghiệp được tiến hành theo những cách nào ?
Đáp: Có hai cách để doanh nghiệp trang bị các hệ thống thông tin: mua sản phẩm có sẵn trên thị trường, hoặc đặt các công ty CNTT tin học xây dựng cho mình.Nếu có điều kiện thì đặt các công ty CNTT phát triển ứng dụng cho mình là cách tốt nhất. Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ có được hệ thống sát hợp với yêu cầu của mình. Hơn thế, trong quá trình phát triển, các công ty CNTT có thể giúp Bạn phát hiện thêm vấn đề, và tư vấn hoặc hỗ trợ các giải pháp nâng cao hiệu quả đầu tư. Tuy nhiên, để phát triển một hệ thống riêng cho mình như vậy, công ty CNTT và doanh nghiệp phải có sự phối hợp chặt chẽ trong một “chu trình phát triển hệ thống” như đã đề cập đến trong Phần 1. Quá trình làm việc này có thể tốn thời gian và các chi phí ban đầu của Bạn có thể sẽ lớn hơn. Trong Phần 3 của Mục tư vấn và trao đổi kinh nghiệm này sẽ trình bày chi tiết hơn về quá trình triển khai các dự án hệ thống thông tin như vậy.
Cách “nhanh gọn” hơn là đi mua các sản phẩm có sẵn, “các phần mềm đóng gói”, bán trên thị trường . Hiện nay có thể tìm thấy nhiều sản phẩm hệ thống thông tin dùng cho các ứng dụng giai đoạn này, do các công ty CNTT phát triển và thương mại hóa. Bằng cách này, Bạn có thể “có ngay” một phần mềm ứng dụng. Nếu may mắn, phần mềm đó sẽ nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động mà không gặp các trục trặc lớn. Chỉ có điều, phải chọn được đúng sản phẩm mình cần, tránh những sự cố như nêu trong ví dụ về công ty DP nói trên. Một điều rất cần lưu ý là, ngay cả đối với các phần mềm đóng gói, ít khi vừa mua về đã sử dụng được ngay, mà vẫn cần có bước triển khai để đưa nó vào sử dụng trong bối cảnh hoạt động riêng của doanh nghiệp. Các công ty phần mềm hiện nay thường thiết kế các phần mềm có khả năng tùy biến để dễ dàng cho công việc triển khai cụ thể. Vì thế khi chọn phần mềm phải xem xét hai vấn đề. Một là, phần mềm hoặc giải pháp kỹ thuật nghiệp vụ được mua có đáp ứng hầu hết các qui trình, yêu cầu nghiệp vụ cơ bản không. Hai là, khả năng tùy biến theo các yêu cầu riêng, đặc thù của doanh nghiệp, đặc biệt các báo cáo đầu ra.
Việc chọn lựa cách thức đầu tư cho các hệ thống thông tin này còn phụ thuộc vào khả năng tiếp nhận của doanh nghiệp, thể hiện ở tổ chức, trình độ cán bộ ứng dụng. Lúc này doanh nghiệp cũng bắt đầu cần đến lực lượng chuyên môn về CNTT của mình để hỗ trợ.
Sau đây là ví dụ về xây dựng các hệ thống thông tin tại một công ty thương mại (Công ty Immex). Trong thời gian đầu, Công ty Immex đã chọn mua các hệ thống ứng dụng bán sẵn để dùng cho công việc. Tuy nhiên, các hệ thống đó không đáp ứng mô hình kinh doanh đặc thù của công ty, cách thức tiến hành lựa chọn hệ thống cũng không xuất phát từ thực trạng công ty, nên việc đầu tư không hiệu quả. Immex đã quyết định thuê một Công ty phần mềm trong nước phát triển các giải pháp và xây dựng hệ thống thông tin phù hợp với mô hình kinh doanh, từng bước triển khai hệ thống theo một chiến lược hợp lý. Nhờ vậy, bắt đầu có được các thành công trong đầu tư.
Kinh nghiệm lmmex - tiếp cận đúng đưa đến thành công:
Immex là công ty xuất nhập khẩu hàng đầu hiện nay. Mấy năm trước, được sự quan tâm của lãnh đạo Công ty, việc áp dụng CNTT vào công tác quản lý, điều hành đã được thực hiện bước đầu tại một số phòng ban nghiệp vụ quan trọng như tài chính kế toán, kinh doanh. Một vài mạng máy tính nội bộ được xây dựng, một website nội bộ cũng được hình thành. Tuy nhiên, các ứng dụng này chưa thật phù hợp với yêu cầu, nên việc sử dụng còn hạn chế. Công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty, cũng như các đơn vị thành viên, vẫn còn chưa được tin học hoá, chủ yếu mới có các ứng dụng “tin học văn phòng”.
Các khó khăn trong việc tin học hóa ở Immex nói trên liên quan đến những lý do sau:
Loại hình hoạt động tại Công ty cũng như tại các đơn vị trực thuộc (phòng ban trực thuộc Công ty, các chi nhánh, siêu thị, xí nghiệp) rất đa dạng nên khó có thể đưa ra một bộ khung về cơ sở dữ liệu thống nhất nhằm phản ánh những hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn bộ các đầu mối thuộc Immex. Do đó việc khảo sát để xác định mục tiêu xây dựng phần mềm quản lý rất phức tạp và trên thực tế không thực hiện được một cách tỉ mỉ như yêu cầu. Đây chính là lí do mà các dự án tin học hoá (cả “tổng thể” lẫn cục bộ) thực hiện trong nhiều năm trước đây chưa triển khai được triệt để, và chưa đưa ra được các sản phẩm phần mềm ứng dụng hiệu quả.
Địa bàn hoạt động của Immex rộng, các chi nhánh nằm rải rác trên toàn quốc, việc đầu tư kinh phí cũng như lựa chọn giải pháp về đường truyền dữ liệu trở nên khó khăn và tốn kém, khó giải trình được các khoản mục dự toán kinh phí đầu tư, cũng như việc thực hiện trọn vẹn các dự án tin học hoá.
Về phía lãnh đạo Công ty, chưa đặt ra mục tiêu trước tiên là tin học hoá công tác quản lý điều hành, và chưa thấy công việc này phải được để tiến hành “từ trên xuống” (Lãnh đạo đưa ra nhu cầu các loại báo cáo định kỳ theo mẫu biểu hoặc văn bản định sẵn, sau đó các đơn vị đầu mối phải tổ chức thu thập và xử lý thông tin theo định hướng của nội dung những báo cáo đó).
Về phía các chuyên viên tư vấn tin học, họ chưa đưa ra được cách tiếp cận hợp lý và lựa chon giải pháp chưa đúng. Về cách tiếp cận, họ luôn có xu hướng áp dụng cách tiếp cận thuần túy kỹ thuật, chưa có cách nhìn tổng thể ở mức toàn Công ty. Về giải pháp do vậy chỉ tập trung vào các ứng dụng riêng rẽ, công cụ được chọn áp dụng lại lạc hậu, không đáp ứng được qui mô hoạt động phức tạp và rộng như đã kể trên. Vì vậy, các ứng dụng này chưa đáp ứng được yêu cầu sử dụng, dẫn đến hiệu quả đầu tư thấp trong khi thiết bị tin học lạc hậu rất nhanh và không bảo toàn được vốn đầu tư.
Để giải quyết các tồn tại trên đây, Lãnh đạo Công ty, trực tiếp là Tổng Giám đốc, đã quyết định, chọn giải pháp triển khai khác: thiết kế chức năng “từ trên xuống” và phân kỳ thực hiện dự án thành nhiều giai đoạn nối tiếp liên tục bằng cách “mô đun hoá” từng phần. Các mô đun này có thể chia theo mảng quản lý, ví dụ: quản lý hạ tầng cơ sở, mảng tài chính, mảng kế hoạch,... hoặc chia theo phân cấp khu vực quản lý từ trên xuống dưới: từ cấp lãnh đạo Immex đến cấp các đơn vị trực thuộc, cuối cùng là các đơn vị nhỏ hơn. Thực hiện tin học hoá theo trình tự như vậy sẽ đảm bảo được tính tổng thể của dự án, đảm bảo tính liên tục phát triển theo từng giai đoạn, phù hợp với khả năng đầu tư kinh phí và dễ tìm nguồn vốn đầu tư, đảm bảo tính kế thừa của công nghệ, có thể thu được hiệu quả và rút kinh nghiệm từng bước thực hiện.
Sau một năm, với sự hợp tác của một Công ty CNTT, Immex đã triển khai thành công Hệ thống thông tin hỗ trợ trực tuyến 2 chiều “Báo cáo - Điều hành doanh nghiệp” từ cấp lãnh đạo Công ty đến cấp các Trưởng đơn vị trực thuộc (giám đốc các chi nhánh, giám đốc các nhà máy, trưởng các phòng ban tham mưu cho Tổng Giám đốc, các phòng kinh doanh). Các báo cáo bao gồm các thông tin chủ chốt về hoạt động kinh doanh giúp lãnh đạo nắm bắt một cách trực tuyến và cho phép điều hành thông qua trao đổi thông tin trực tiếp trên hệ thống. Đây là bước đi đầu tiên (gọi là giai đoạn 1), nhằm nhanh chóng đưa hệ thống thông tin điều hành chủ chốt (được gọi là “Hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp”) vào hoạt động. Trong thời gian tới, Immex sẽ tiếp tục hoàn chỉnh hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp này, với việc đưa vào chức năng cung cấp thông tin chi tiết về các mặt hoạt động, trên cơ sở liên kết với các hệ thống nghiệp vụ.
Trong các bước sau sẽ xây dựng dần các Hệ thống thông tin cục bộ tại các đầu mối để xử lý và thu thập thông tin - dữ liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của từng phòng ban, đơn vị trực thuộc. Các hệ thống này sẽ được ghép nối - tích hợp từng bước với “Hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp” ở trên.
Hỏi: Việc lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nên như thế nào ?
Đáp: Như đã nói trong Chương trước, phần mềm là loại hàng hóa đặc biệt thường đi kèm với dịch vụ phát triển, triển khai và khi đã đưa vào sử dụng, bạn cũng thường phải đồng hành với nhà cung cấp để được hỗ trợ, và còn bảo hành, nâng cấp, mở rộng về sau. Do vậy, Bạn phải lựa chọn nhà cung cấp cẩn thận dựa trên việc xem xét năng lực, kinh nghiệm thực hiện các công việc tương tự, đồng thời xem xét giải pháp, kế hoạch thực hiện, hỗ trợ bảo hành, đào tạo chuyển giao và nâng cấp của họ. Đây thực sự là vấn đề rất quyết định trong thành công của một dự án đầu tư cho CNTT của doanh nghiệp. Để lựa chon đúng nhà cung cấp, nên xem xét cả về bản thân nhà cung cấp với tư cách là một công ty phần mềm, lẫn phần mềm Bạn định chọn mua.Sau đây xin giới thiệu một số tiêu chí đánh giá năng lực để Bạn tham khảo khi chọn nhà cung cấp.
Các tiêu chí chọn nhà cung cấp
| Năng lực tài chính | Vốn điều lệ | Doanh thu trong 3 năm gần nhất | Ghi chú |
| Đội ngũ | Quản lý dự án | Kỹ sư hệ thống | Ghi chú |
| Các dự án tương tự | Đang triển khai | Đã triển khai | Ghi chú |
| Chứng chỉ chất lượng | ISO | CMM | Ghi chú |
| Tổ chức bảo hành | Mức bảo hành | Cơ sở bảo hành | Ghi chú |
| Hoạt động hỗ trợ | Dạng thức hố trợ | Thời gian thực hiện | Ghi chú |
| Đào tạo | Hình thức đào tạo | Chi phí đào tạo | Ghi chú |
| Cam kết bổ sung |
Tiêu chí đánh giá sản phẩm mua phần mềm
| Tiêu chí | Điểm (thí dụ) | Trọng số (thí dụ) |
| Dễ sử dụng | 9 | 20% |
| Dễ cài đặt | 8 | 20% |
| Dễ quản trị | 8 | 20% |
| Khả năng căn theo tỉ lệ | 8 | 20% |
| Khả năng tích hợp | 9 | 10% |
| Tài liệu | 9 | 10% |
Giá: (giá tính trên một người dùng)
Nền tảng (Platforms) phần mềm (HĐH và Hệ QT CSDL):
(Thí dụ: Windows Server 2000/2003 và Microsoft SQL Server 2000 đối với các hệ thống thông tin quản lý)
Chú ý: Bạn có thể thay đổi các tiêu chí đánh giá, trọng số và thang điểm, tùy theo tình hình. Tuy nhiên, các tiêu chí trên đây là các tiêu chí tối thiểu Bạn cần ghi nhớ để xem xét.
Hỏi: Như vậy phải trên cơ sở xác định được đúng các “vấn đề” (những bức xúc về quản lý điều hành) của doanh nghiệp, cũng như hiểu khả năng và vai trò thực sự của CNTT, mới có thể có quyết định đúng trong đầu tư CNTT để nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều này không dễ dàng đối với nhiều doanh nghiệp. Nếu cần tư vấn, họ phải tìm ở đâu ?
Đáp: Đúng là trong nhiều trường hợp Bạn phải có người tư vấn. Bạn có thể và tham khảo ý kiến của các nhà tư vấn chuyên nghiệp, của doanh nghiệp đã áp dụng thành công CNTT, và của cả các nhân viên của Bạn.Nhà tư vấn sẽ giúp doanh nghiệp về cách tiếp cận và cách tiến hành các công việc cần làm để áp dụng thành công CNTT nâng cao hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, cần tham khảo cả các nhà cung cấp giải pháp về CNTT. Những nhà tư vấn, nhà cung cấp sẽ nói cho Bạn biết các giải pháp CNTT nào có thể làm được gì, dùng loại nào là phù hợp nhất cho trường hợp cụ thể doanh nghiệp của Bạn. Họ cũng có thể giúp phát hiện các yêu cầu cụ thể của bản thân doanh nghiệp và giới thiệu các giải pháp ứng dụng đáp ứng các yêu cầu đó.
Các doanh nghiệp áp dụng thành công CNTT giúp Bạn trong học hỏi kinh nghiệm sử dụng CNTT vào nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời lường trước được các vấn đề nảy sinh khi triển khai và dự liệu được cách xử lý.
Ý kiến của người dùng cuối là cán bộ nghiệp vụ cũng rất quan trọng, bởi vì chính họ là người cung cấp các chi tiết về yêu cầu đối với các phần mềm nghiệp vụ, và là người trực tiếp sử dụng chúng sau này. Họ cần là người có bức xúc trong công việc nghiệp vụ của riêng họ và đề xuất yêu cầu ứng dụng tin học.
Cuối cùng, Bạn nên tìm đọc các kinh nghiệm ứng dụng trong các sách báo và tạp chí chuyên môn, đặc biệt, tìm đọc các cuốn sách hướng dẫn và trợ giúp. Mục tư vấn và trao đổi kinh nghiệm mà Bạn đang đọc là một tài liệu tư vấn như vậy.
Hỏi: Hiện nay có một đặc điểm, một hiện tượng rất mới là sự phổ cập rất nhanh của Internet. Doanh nghiệp có thể sử dụng được Internet để làm gì ?
Đáp: Rất nhiều doanh nghiệp đã ít nhiều sử dụng Internet trong việc giao dịch và trao đổi thông tin, thí dụ xây dựng các trang web, hoặc các ứng dụng “dựa trên công nghệ web” . Thí dụ, các phần mềm nghiệp vụ sử dụng giao diện web trong khi làm việc và trao đổi thông tin. Giao diện kiểu này rất hấp dẫn và “thân thiện”, tức là được thiết kế sao cho những người dùng không có chuyên môn sâu về CNTT, thậm chí không cần có chuyên môn về CNTT, vẫn có thể sử dụng dễ dàng và thuận tiện. Công nghệ web còn cho phép trao đổi thông tin trên mạng rất hiệu quả. Vì thế, khi xây dựng hoặc mua phần mềm ứng dụng mới, Bạn nên đưa ra yêu cầu có giao diện web. Nếu áp dụng được công nghệ web sẽ có khả năng triển khai truy cập hệ thống từ xa qua mạng diện rộng, và giảm được chi phí quản trị và mở rộng, cũng như bảo trì hệ thống sau này.Bạn cũng nên xem xét đến khả năng phát triển kinh doanh theo kênh trực tuyến thông qua Internet. Khách hàng, nhà cung cấp có thể tiến hành các giao dịch thương mại thông qua website của doanh nghiệp. Thuận lợi của kinh doanh thương mại điện tử là phạm vi khách hàng không hạn chế từ bất kỳ đâu trên thế giới, chi phí tiếp thị rẻ tiền, giao dịch nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên, trong thương mại điện tử, Bạn cũng cần tính xem đối tượng khách hàng của kênh thương mại điện tử là ai, hình thức thanh toán, chuyển giao như thế nào và khả năng bảo mật, an toàn trên mạng Internet công cộng. Ít nhất, nếu chưa đủ điều kiện phát triển thương mại điện tử thì Bạn cũng nên xem xét xây dựng một website thông tin để giới thiệu công ty và quảng bá sản phẩm và dịch vụ. Bên cạnh website này, cũng cần và có thể cài đặt một hệ thống thư điện tử, và thậm chí cả các hệ thống phục vụ quản lý hành chính, văn phòng khác như lịch công tác, quản lý công văn.
Hỏi: Các website đúng là một giải pháp thông tin hấp dẫn, nhưng việc xây dựng và bảo trì nó đối với doanh nghiệp hiên nay không phải ai cũng làm được. Có cách nào để không phải đầu tư quá nhiều vào đây mà vẫn có thể khai thác được các lợi ích của nó ?
Đáp: Trong Chương 2 có nêu ví dụ của Trại hoa Langbian, một doanh nghiệp nhỏ trồng hoa ở Đà Lạt, đã “tranh thủ” xây dựng cho mình một trang web để giới thiệu doanh nghiệp và tạo các mối liên kết với khách hàng, tìm kiếm giống hoa, v.v. Tất nhiên đây mới chỉ là các ứng dụng Internet đơn giản mà doanh nghiệp có thể khai thác. Để xây dựng và quản lý một website thực sự, Bạn phải đầu tư đồng bộ cả về hạ tầng cơ sở, cả về đội ngũ nhân viên kỹ thuật và về nội dung. Đây là một khoản đầu tư khá lớn và mạo hiểm. Lời khuyên của chúng tôi hiện nay là bạn nên sử dụng dịch vụ lưu ký (thường gọi là “hosting”) cho website và thư điện tử từ một nhà cung cấp dịch vụ Internet trong nước hoặc quốc tế, thay vì xây dựng và quản lý hẳn một website riêng.Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét sử dụng các công nghệ mới như điện thoại Internet, hội nghị truyền hình, gửi tin nhắn qua Internet, v,v. Các dịch vụ này đang mau chóng trở nên phổ cập và có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí hoạt động.
Hỏi: Đưa thông tin vào các CSDL, rồi nối mạng, kết nối với Internet, vấn đề bảo mật giải quyết ra sao ?
Đáp: Đây là mối quan tâm và băn khoăn của nhiều doanh nghiệp , nhất là đối với các dữ liệu nghiệp vụ, đặc biệt là bảo mật và an toàn cho các thông tin có tính nhạy cảm cao như tài chính, kinh doanh, nhân sự. Thực sự thì một hệ thống nghiệp vụ tin học hóa có khả năng bảo mật cao hơn nhiều một hệ thống thủ công. Vấn đề ở chỗ bạn cần xem xét việc bảo mật, an toàn của các ứng dụng được thực hiện như thế nào.Có nhiều biện pháp và nhiều mức đảm bảo an toàn và an ninh dữ liệu. Trước hết, đó là các giải pháp được cung cấp ngay trong các Hệ điều hành và các hệ thống quản trị CSDL (xem giải thích về CSDL trong phần đóng khung sau đây). Tiếp đến là các giải pháp do chủ nhân dữ liệu quyết định, như sao lưu, phục hồi, tạo mật mã, và các biên pháp thuộc về lĩnh vực quản trị dữ liệu khác. Cuối cùng, bản thân doanh nghiệp phải có các quy định chặt chẽ về thủ tục làm việc với thông tin và đào tạo cho cán bộ có hiểu biết và kỹ năng để tuân thủ các quy định và thủ tục đó.
Về việc quản trị tài nguyên dữ liệu của doanh nghiệp, CSDL và quản trị CSDL:
Cơ sở dữ liệu là công nghệ quản trị các khối dữ liệu lớn với mục đích chia sẻ (dùng chung) một cách an toàn và hiệu quả cho nhiều ứng dụng.
Trong suốt quá trình hoạt động, doanh nghiệp tích lũy được một khối lượng dữ liệu lớn và ngày càng lớn hơn. Đó là các dữ liệu xử lý giao dịch, tài chính, kế toán, sản phẩm, dịch vụ, nguyên vật liệu, thiết bị và cơ sở hạ tầng, nhân sự, cho đến các dữ liệu về thị trường, khách hàng, đối tác, đối thủ. Các dữ liệu này, gọi chung là dữ liệu doanh nghiệp, đã trở thành một tài sản ngày càng có giá trị của doanh nghiệp, do các đầu tư về thời gian, công sức và tiền bạc đổ vào để có được chúng rất cao và ngày một tăng thêm. Chúng được xử lý trong nhiều hệ thống nghiệp vụ khác nhau, theo nhiều cách thức và quy trình khác nhau: đáp ứng các truy vấn tức thời, dùng để tạo các báo cáo, hoặc trong việc thống kê - phân tích, dự báo, v.v.
Khi khối lượng và chủng loại dữ liệu tăng lên, bắt đầu xuất hiện các “vấn đề” của dữ liệu doanh nghiệp: trùng lặp, mâu thuẫn nhau, không nhất quán về dạng thức và cấu trúc, dẫn đến các khó khăn trong sử dụng. Theo số liệu thống kê chính thức, thời gian mất vào việc tìm kiếm, đối chiếu, thẩm tra, căn chỉnh dữ liệu chiếm đến 70% hoặc hơn tổng số thời gian liên quan đến xử lý dữ liệu. Đây là một trong các nguyên nhân chính dẫn đến các tắc nghẽn về thông tin, tăng chi phí vận hành, làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Quản trị tài nguyên dữ liệu doanh nghiệp trở thành một trong các bài toán chính trong quản lý và doanh nghiệp càng phát triển, vấn đề này càng có vai trò quan trọng.
Chìa khóa để giải quyết các vấn đề nêu trên là công nghệ quản trị dữ liệu, trước hết là các quản trị các CSDL.
Để có thể quản trị hiệu quả, dữ liệu doanh nghiệp được chuẩn hóa theo một mô hình phù hợp với bản chất của chúng và các hoạt động khai thác. Mô hình được áp dụng rộng rãi nhất hiện nay là mô hình quan hệ , theo đó dữ liệu về các đối tượng, các hoạt động, v.v. cùng với các quan hệ giữa chúng được biểu diễn dưới dạng các bảng hai chiều và được lưu giữ trên đĩa cứng của máy tính trong các cơ sở dữ liệu (CSDL). Trong các mạng máy tính doanh nghiệp, kiến trúc được dùng phổ biến trong việc quản trị các CSDL là kiến trúc client/server, trong đó các Server là nơi giũ chủ yếu của các CSDL. Mô hình quan hệ được xây dựng trên một cơ sở toán học chặt chẽ và có rất nhiều ưu việt trong việc quản trị và khai thác các CSDL, là mô hình được dùng nhiều nhất trong các hệ thống thông tin doanh nghiệp hiện nay.
Trên cơ sở mô hình này, đã phát triển các Hệ thống quản trị CSDL, tức là các phần mềm có chức năng tạo lập, duy trì chất lượng, cập nhật, bảo trì, truy vấn, báo cáo, lấy dữ liệu ra theo yêu cầu, đảm bảo an ninh và an toàn dữ liệu, cùng nhiều chức năng và dịch vụ khác về dữ liệu. Các CSDL và các phần mềm quản trị CSDL là nền tảng để phát triển các hệ thống phần mềm chức năng xử lý dữ liệu doanh nghiệp , các HTTT quản lý.
Các CSDL doanh nghiệp thường được chia thành hai mức: Mức các CSDL tác nghiệp, hoặc chức năng, hoặc dự án (project) - chứa các dữ liệu liên quan đến một lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể hoặc có phạm vi cục bộ, và mức toàn thể, gồm các CSDL có phạm vi toàn xí nghiệp (corporate), hoặc bao gồm các dữ liệu quan trọng toàn cục (master). Các hệ thống chức năng riêng rẽ chủ yếu làm việc với các CSDL mức dưới. Các CSDL xí nghiệp được dùng cho các hệ thống chức năng tổng hợp (còn gọi là các hệ thống liên chức năng).
Các Hãng sản xuất hệ thống quản trị CSDL, cùng các sản phẩm được dùng nhiều nhất hiện nay là Oracle (Oracle), Microsoft (SQL/Server), IBM (DB2/Informix).
Hỏi: Về vấn đề tài chính, mức đầu tư cụ thể cho CNTT giai đoạn này nên là bao nhiêu ?
Đáp: Xác định mức đầu tư cho CNTT tại các doanh nghiệp Việt Nam hiên nay là việc khá khó khăn. Theo báo cáo của Ban Chỉ đạo CNTT quốc gia tại Hội thảo Đà Nẵng, 8-2004, điều tra tại trên 200 doanh nghiệp nhà nước cho thấy hiện nay chi phí cho đầu tư cho CNTT chỉ mới là con số rất nhỏ bé, từ 0,02 - 0,03% doanh thu . Đó là mức đầu tư quá nhỏ để có thể phát huy tác dụng của CNTT như mong muốn, nên chắc chắn các doanh nghiệp phải phấn đấu để nâng mức đầu tư này lên. Về cơ cấu, phần lớn các doanh nghiệp vẫn giành trên dưới 70% vốn đầu tư cho CNTT để đầu tư vào phần cứng và hạ tầng mạng. Tỉ lệ đầu tư cho phần mềm không cân xứng, đặc biệt, đầu tư cho việc duy trì nội dung của các hệ thống thông tin còn rất nhỏ. Đó chính là nguyên nhân làm cho nhiều hệ thống thông tin chỉ dựng lên được mà không hoạt động được. Do vậy hiệu quả đầu tư thấp.Bạn cần xác định đầu tư cho CNTT là đầu tư hạ tầng cơ sở và đầu tư cho công nghệ, có hiệu quả gián tiếp và lâu dài đến sự phát triển của doanh nghiệp nói chung. Vì vậy, khó tính trước lợi nhuận thu được cụ thể là bao nhiêu khi đầu tư cho CNTT. Tuy nhiên, các dự án đầu tư đúng lúc, giải quyết các bức xúc kịp thời, nhiều khi cũng chứng tỏ được nhanh chóng hiệu quả của mình.
Công ty VIHACO nói ở đầu chương này sau khi đưa phần mềm quản lý vật tư vào sử dụng một năm nhận thấy rằng họ đã giảm được thời gian hoàn thành giao hàng, giảm thời gian chờ vật tư 30% và giảm lượng tồn kho từ 30% xuống còn 15%, tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng tiền vốn lưu động. Trên thực tế, với hiệu quả đem lại của việc áp dụng phần mềm quản lý vật tư, VIHACO đã hoàn vốn đầu tư chỉ trong vòng 10 tháng và tăng uy tín đối với khách hàng nhờ hoàn thành giao hàng đúng hạn.
Phần sau đây giới thiệu tóm tắt về các phần mềm ứng dụng thường được các doanh nghiệp quan tâm như là các hệ thống hỗ trợ các chức năng sản xuất, kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp trong giai đoạn đầu tư này. Ở đây chỉ nêu các chức năng cơ bản cho mỗi nhóm. Các công ty phát triển phần mềm luôn luôn nâng cấp và hoàn thiện sản phẩm của họ, nên các thông tin chi tiết cần được cập nhật tại thời điểm chọn mua.
Các phần mềm ứng dụng nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp :
Phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán hỗ trợ cho bộ phận tài chính, kế toán thực hiện các nghiệp vụ kế toán thu, chi, tài sản cố định, dòng tiền và kết xuất các báo cáo tài chính. Áp dụng phần mềm kế toán, bạn sẽ dễ dàng quản lý ngân sách, theo dõi và hạch toán các chi phí và quản lý công nợ.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Kế toán tiền mặt
- Kế toán ngân hàng
- Quản lý hợp đồng
- Kế toán thanh toán
- Kế toán tạm ứng
- Kế toán tiền lương
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán giá thành
- Kế toán thuế
- Kế toán tổng hợp
- Các báo cáo tài khoản, bảng cân đối, dòng tiền, dự toán ngân sách,…
Phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm Quản lý Bán hàng cung cấp cho bộ phận kinh doanh công cụ bán hàng hiệu quả, quản lý mọi giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm soát mọi sự kiện và luồng công việc, lưu trữ thông tin kinh doanh và tự động kết xuất ra các báo cáo kinh doanh. phần mềm quản lý bán hàng ghi nhận và lưu giữ tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm dịch vụ; có các chức năng hỗ trợ để gia tăng hiệu quả công tác bán hàng như theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, tình hình biến động của thị trường, lập kế hoạch và báo cáo, thống kê.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Lập kế hoạch bán hàng và theo dõi thực hiện
- Tạo báo giá, đơn hàng
- Quản lý khách hàng, hợp đồng
- Quản lý quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng
- Kiểm soát quá trình đặt hàng và giao nhận hàng
- Theo dõi kết quả bán hàng, quản lý công nợ với khách hàng
- Các báo cáo công nợ, thuế, hoa hồng, bảng kê khách hàng, phân tích doanh số,…
Phần mềm quản lý kho/vật tư
Phần mềm quản lý kho/vật tư là công cụ giúp tự động hóa quá trình điều phối nguyên vật liệu đầu vào, thành phẩm, giảm chi phí mua sắm và giúp kiểm kê, kiểm soát kho nhanh chóng và cung câp thông tin tồn kho nhanh nhất.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Quản lý yêu cầu và cung ứng vật tư
- Quản lý xuất nhập vật tư tại kho và hỗ trợ tra cứu tồn kho
- Tính đơn giá vật tư tự động
- Hạch toán và tạo bút toán vật tư
- Các báo cáo danh mục, cân đối vật tư, tình trạng vật tư, tồn kho, vận chuyển, nhập xuất và kiểm kho.
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương
Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình liên quan đến nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, quản lý hồ sơ, lý lịch, hợp đồng lao động, quá trình công tác, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật cũng như cung cấp các chức năng cần thiết về theo dõi tổng hợp ngày công, tính lương và các thu nhập khác và kết xuất tự động các báo cáo về nhân sự tiền lương.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Quản lý quá trình tuyển dụng nhân viên mới
- Quản lý hồ sơ, lý lịch hợp đồng lao động
- Theo dõi quá trình công tác
- Quản lý đào tạo
- Theo dõi chấm công, tổng hợp ngày công
- Tính lương và thu nhập
- Các báo cáo về nhân sự, chấm công, tiền lương, thuế, bảo hiểm và tuyển dụng, đào tạo
Phần mềm quản lý sản xuất
Phần mềm quản lý sản xuất giúp nhà quản lý tối ưu năng lực sản xuất từ khâu nguyên liệu thô đầu vào đến sản phẩm cuối cùng, bất kể công nghệ sản xuất như thế nào. Nó còn có thể giúp sản xuất thích ứng với các thay đổi thị trường, thực thi các phương pháp sản xuất hiệu quả, phối hợp với các nhà cung cấp và thuê ngoài và quản lý chất lượng sản phẩm.
Các chức năng cơ bản bao gồm:
- Lập kế hoạch sản xuất bao gồm kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu
- Kiểm soát điều độ sản xuất các phân xưởng, nhà máy
- Quản lý tiến độ sản xuất
- Tính giá thành sản phẩm thực tế
- Các báo cáo điều hành sản xuất
Phần mềm Hỗ trợ thiết kế (CAD):
Bộ công cụ phần mềm sử dụng các chức năng đồ họa tiên tiến hỗ trợ, theo cách tương tác, giữa nhà thiết kế và máy tính trong quá trình thiết kế công nghệ và kiến trúc. CAD hiện đại phát triển một bộ công cụ rất mạnh và các thư viện mẫu thiết kế, với các chức năng tính toán và biểu diễn phong phú. Thường đòi hỏi các phần cứng có cấu hình cao về khả năng đồ họa và lưu trữ.
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS):
HTTT xử lý các dữ liệu phát sinh trong các giao dịch kinh doanh.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS):
HTTT cung cấp các thông tin hỗ trợ cho nhà quản lý ra quyết định. Thông thường các thông tin này có dạng các báo cáo theo mẫu xác định trước, phục vụ chủ yếu các nhà quản lý cấp trung (trưởng phòng). Một số tác giả coi các hệ thống thông tin điều hành (EIS) và hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) trình bày sau đây cũng thuộc nhóm MIS này.
Hệ thống hỗ trợ quyết đinh (DSS):
HTTT cung cấp cho các nhà quản lý - điều hành các hỗ trợ theo lối tương tác (trực tiếp) trong quá trình ra các quyết định quản lý không thường xuyên, đặc thù (adhoc). DSS thường được xây dựng dựa theo phong cách ra quyết định đặc thù của các loại lãnh đạo, trong các lĩnh vực vấn đề đặc thù của thế giới thực. Chủ yếu phục vụ quản lý cấp cao (giám đốc).
Hệ thống thông tin điều hành (EIS):
HTTT hõ trợ lãnh đạo cấp cao nhất, giúp họ có được các thông tin quyết định họ cần, theo cách dễ dàng nhất, dưới dạng họ quen dùng.
Website thông tin doanh nghiệp trên Internet và hệ thống thư tín điện tử
Website là công cụ giới thiệu trên Internet về doanh nghiệp, nó là công cụ hỗ trợ kinh doanh thuận tiện và rẻ tiền, và là bước đầu cho các doanh nghiệp chuyển dần sang thương mại điện tử.
Một website hiệu quả cần phải có nội dung thật hấp dẫn với người đọc và phải luôn mới. Website cũng cần sử dụng CSDL để tạo ra các trang web thông tin phong phú và động. Nội dung thông tin trên website cần được tổ chức, sắp xếp hợp lý sao cho người truy cập có thể tìm được các thông tin nhanh chóng, thuận tiện và có thể phản hồi hoặc trao đổi nếu cần. Tốc độ truy cập website cũng cần nhanh và hình thức phải đẹp và phù hợp với nội dung.
Website doanh nghiệp nên tích hợp với các phương tiện như thư điện tử.
Gửi cho bạn bè
Lưu lại trang này
