Pythis - Gurrantee Your Success!

Đầu tư cơ sở về CNTT

Bốn giai đoạn trong Chu kỳ phát triển của  doanh nghiệp :

Giai đoạn 1: Giai đoạn mới ra đời, còn ít người biết đến, sản phẩm / dịch vụ bán ra còn thấp.
 
Giai đoạn 2: Giai đoạn phát triển, sản phẩm / dịch vụ bắt đầu nổi tiếng, được nhiều người ưa chuộng, lượng hàng bán ra tăng nhanh.

Giai đoạn 3: Giai đoạn chín muồi. Lượng sản phẩm / dịch vụ bán ra lớn, nhưng xuất hiện các đối thủ cạnh tranh, xâm chiếm thị trường nên không tăng nhanh được nữa, mà đi vào thế dần dần ổn định, chín muồi.

Giai đoạn 4: Giai đoạn này được gọi là giai đoạn suy tàn. Nếu  doanh nghiệp không có cải tiến gì đặc biệt, trong khi đó các đối thủ cạnh tranh lại đang phát triển, thì lượng sản phẩm / dịch vụ bán ra của  doanh nghiệp sẽ giảm xuống rất nhanh, đi đến chỗ kết thúc.

Đầu tư cơ sở về CNTT của  doanh nghiệp là các đầu tư trong giai đoạn đầu tiên, khởi nghiệp. Doanh nghiệp lúc này còn ít người biết đến, sản phẩm, dịch vụ tham gia thị trường còn thấp, nếu không nói là đang còn mò mẫm tìm kiếm thị trường.

Hỏi:   Đầu tư cơ sở bao gồm các hạng mục gì ?

Đáp:  Trước hết, cần trang bị một hệ thống phần cứng và phần mềm làm cơ sở hạ tầng tối thiểu cho hoạt động. Ngày nay, do sự phát triển và phổ cập của CNTT nên phần lớn các hoạt động hàng ngày của các tổ chức, doanh nghiệp, như công tác văn phòng, thông tin liên lạc, đều đã được “tin học hoá”. Gần như Bạn không còn tìm được các cơ sở làm việc chỉ với các máy chữ cũ, rất ít cơ sở làm việc chỉ với các phương tiện liên lạc truyền thống: thư tín, fax, điện thoại theo công nghệ trước số hoá. Thậm chí, nếu Bạn nhất quyết trang bị các hệ thống cũ đó, Bạn sẽ tốn kém hơn trong mua sắm và bảo trì, và quan trọng hơn, Bạn sẽ gặp nhiều bất tiện trong giao dịch, dẫn đến hiệu quả công việc bị giảm đi. Chúng ta đang được thừa hưởng các tiến bộ kỹ thuật về mặt này, với giá ngày càng rẻ và dịch vụ ngày càng tốt. Như vậy là ngay từ khi khởi nghiệp, Bạn đã đứng trên một mặt bằng công nghệ mới, cao hơn so với 10 năm trước đây. Đó là biểu hiện dễ chịu của một sự “làm phẳng thế giới” về công nghệ đã nhắc đến ở trên.

Như đã trình bày trong Chương 2, trang bị cơ sở về CNTT hiện nay của một  doanh nghiệp thường là: một số máy PC, máy in, với các  phần mềm văn phòng phổ dụng (soạn thảo văn bản, bảng tính). Gần đây, do sự phát triển và phổ cập nhanh chóng của công nghệ mạng và Internet, cũng như sự giảm giá đầu tư cho chúng, nhiều  doanh nghiệp đã trang bị cho mình một mạng máy tính cục bộ (LAN) quy mô nhỏ, chia sẻ một đĩa cứng chứa dữ liệu và  phần mềm dùng chung, một kết nối với Internet cùng một phần mềm thư điện tử.

Riêng về phần mềm, có một số lưu ý thêm sau đây: phần mềm hệ thống quan trọng nhất là Hệ điều hành của máy thường được nhà cung cấp trang bị luôn khi mua phần cứng. Nếu có vấn đề (thí dụ về bản quyền) hoặc yêu cầu đặc biệt thì cần hợp đồng với các nhà cung cấp.  Đối với  phần mềm ứng dụng, ngoài nhóm  phần mềm chức năng phổ dụng, thí dụ các  phần mềm văn phòng trong bộ Microsoft Office hoặc tương đương (xem bảng 3.1), còn cần một phần mềm thư điện tử nếu Bạn có mạng, và trình duyệt web nếu có kết nối Internet. Ngoài ra, nếu cần thì trang bị các  phần mềm có chức năng chuyên dụng như đã nói trên.

Sau đây là một số phầm mềm văn phòng phổ dụng.

Hiện nay ở Việt Nam chủ yếu dùng các sản phẩm Microsoft Office. Trước đây, một số phần mềm như Lotus 1-2-3, Quattro, WordPerfect, v.v. cũng đã được đưa vào, nhưng đến nay không còn phổ biến, hầu như chỉ dùng trong một số văn phòng nước ngoài. Nhóm sản phẩm Sun Star Office đang được phổ biến dần cùng với việc mở rộng sử dụng hệ điều hành Linux.

Ngoài các hệ thống phổ dụng trên, tuỳ theo công việc kinh doanh của doanh nghiệp, có thể đã cần trang bị một số phần cứng và  phần mềm cho các hoạt động nghiệp vụ hoặc chuyên môn đặc thù khác. Thí dụ: nếu doanh nghiệp Bạn chuyên về thiết kế - tạo mẫu, nên có một bộ các công cụ chuyên dùng, gồm phần cứng (máy tính tốt, máy vẽ, máy quét ảnh, v.v.) và phần mềm hỗ trợ thiết kế trên máy. Nếu doanh nghiệp chuyên về trồng trọt, Bạn nên có một cơ sở dữ liệu, ít nhất là bộ đĩa CD chứa các dữ liệu về giống, sâu bệnh và cách phòng chống, v.v. cùng một  phần mềm tra cứu các thông tin này. Hoặc nếu Bạn là chủ của một cửa hàng bán lẻ, Bạn nên có thêm một máy tính xách tay có cài các chương trình được viết riêng cho các doanh nghiệp loại này, thí dụ một phần mềm quản lý cửa hàng.

Hỏi:  Ngoài máy tính và các phần mềm ra, các hạng mục đầu tư cơ sở khác cụ thể là những gì ?

Đáp:  Như đã nói ở Chương 2, đầu tư cơ cở bao gồm đầu tư về phần cứng - máy tính và các thiết bị khác, về phần mềm, và về con người - cụ thể là đào tạo người dùng cuối cho các phần cứng và phần mềm đó.

Về người sử dụng, cần đào tạo để sử dụng được tối đa các chức năng  phần mềm được trang bị. Có một thực tế là các doanh nghiệp khi mua các phần mềm chuyên dụng nói chung rất chú ý việc đào tạo sử dụng, vì nếu không sẽ không dùng được. Nhưng với các phần mềm phổ cập, họ lại thường không chú ý đến việc đào tạo để khai thác hêt các điểm mạnh của chúng, chỉ dừng lại ở một vài chức năng dễ nhất, như dùng Word chỉ đển đánh máy, dùng Excel chỉ để lập một vài bảng tính đơn giản. Thực ra, đây là một sự lãng phí, vì các phần mềm này có chức năng rất mạnh nếu biết cách sử dụng. Hơn thế nữa, chúng còn “dạy” cho người dùng biết cách tổ chức công việc một cách khoa học hơn, “nhìn xa hơn”  việc thuần tuý chỉ làm một trang văn bản hoặc một bảng tính có hàng cột.

Hỏi:  Như vậy ngay từ giai đoạn này cũng không nên coi nhẹ hiệu quả đầu tư, dù mức đầu tư còn ít, và phải học ngay cách khai thác tối đa  phần mềm ?

Đáp:  Đúng vậy. Ngay từ đầu, doanh nghiệp phải coi việc đầu tư cho CNTT cũng là một hạng mục trong chiến lược đầu tư tổng thể của mình. Do vậy, cần có kế hoạch chu đáo cả trong đầu tư và khai thác. Có hai sai lầm thường gặp: (1) không cân nhắc kỹ dẫn đến lãng phí đầu tư, mua nhiều hơn mức yêu cầu, dùng ít hơn mức cần thiết, và (2) nghĩ (lầm) rằng CNTT là thứ chỉ gây thêm lãng phí và phiền phức, không có không sao, nên không chú ý đến việc đầu tư cho CNTT, dẫn đến chậm trễ trong sự tiếp cận với các công nghệ mà trước sau  doanh nghiệp cũng phải sử dụng nếu muốn phát triển. Cả hai đều làm Bạn bị thua thiệt trong kinh doanh.

Sự chậm trễ trong tiếp cận với CNTT không phải chỉ là việc Bạn chần chừ trang bị một hạng mục cần thiết cụ thể nào đó, mà còn ở chỗ Bạn chậm tiếp cận và làm quen với các kỹ năng và tập quán làm việc “với máy tính”. Vì vậy, ngay từ giai đoạn này, Bạn và nhân viên đã cần phải nhận thức sớm các vấn đề sau:

•    Dù trong rất nhiều công viêc, “máy tính” (hệ thống phần cứng, phần mềm) có thể làm nhanh, chính xác và tốt hơn làm thủ công rất nhiều lần, nhưng chúng chỉ làm đúng theo những gì đã được “lập trình”, không thể làm được việc khác hoặc theo cách khác. Như vậy, trước khi dùng  phần mềm nào, bạn phải biết rất rõ  phần mềm đó làm được gì và không làm được gì. Thí dụ, bạn muốn tính toán với các bảng số (cộng hàng ngang, hàng dọc, làm các phép tính số học, v.v.), Bạn phải dùng  phần mềm Bảng tính, chứ không thể dùng  phần mềm soạn thảo văn bản, dù  phần mềm này cũng có thể tạo ra các bảng số y như vậy.

•    Cần học cách tổ chức tài liệu trên máy tính (các tệp (file ) được Bạn tạo ra, hoặc được người khác gửi đến) một cách khoa học. Việc này rất giống với việc Bạn hoặc thư ký của Bạn sắp xếp tủ, cặp tài liệu, chỉ có điều phải học cách thực hiện việc đó trên máy tính. Bạn cần một chút kiên nhẫn và một chút kỹ năng tổ chức văn bản, thí dụ cách phân loại và đăt tên tài liệu. Nếu Bạn lười không sắp xếp, máy vẫn “chiều” Bạn và không phàn nàn gì, “điềm nhiên” để tất cả các tài liệu đủ loại và được đặt tên tùy hứng cùng vào một chỗ, cái cũ, cái mới, cái còn nháp, cái đã xong, v.v. Chỉ cần sau một tuần thôi, khi bạn muốn tìm một văn bản nào đó không nhớ thật rõ tên, phải đào bới trong cái đám “tự nhiên” đó, Bạn sẽ rơi vào một tình trạng chỉ muốn “đạp ngay cái máy xuống đất”. Còn nếu sắp xếp trên máy tốt, bạn sẽ có một phương tiện để quản lý, giữ gìn và tìm kiếm tài liệu tuyệt vời, hơn hết thảy mọi thư ký cần mẫn.

•    Các tài liệu trên máy không nhìn thấy được, và nhiều tài liệu,  phần mềm và dịch vụ của hệ thống là các tài sản chung. Máy tính là loại phương tiện nói chung cần được mở cho nhiều người khai thác. Vì vậy, có hai kỹ năng cần biết: (1) giữ bí mật tài liệu cần giữ, và (2) chia sẻ cho người khác những gì cần chia sẻ và khi cần chia sẻ. Cũng tức là không cố truy nhập các tài liệu và chức năng không phải và không cần cho mình. Vấn đề này thường không gặp khó khăn về mặt nhận thức, hiện cũng có nhiều phần mềm hỗ trợ để kiểm soát điều đó, nhưng khi thực hiện, kinh nghiệm cho thấy là gặp không ít khó khăn về tâm lý. Thật ra, nề nếp làm việc chỉ quan tâm đến những thứ là của mình, hoặc nếu của người khác thì phải được phép và chỉ trong giới hạn được phép đó (cái gì, ở đâu, và khi nào), là nề nếp bình thường trong thế giới văn phòng “hiện”: mọi người đều có tủ tài liệu riêng, những thứ chia sẻ cho mọi người để ở giá chung, v.v. rất “rõ ràng” và dễ kiểm soát. Nhưng khi mọi sự đều “ảo”, không thấy được, nếu không làm quen dần thì khi chuyển sang các hệ thống ứng dụng chuyên nghiệp ở các giai đoạn sau, sẽ gặp rào cản tâm lý khá nặng nề. Không ít hệ thống không triển khai được chỉ do các vấn đề tâm lý như vậy.

Tóm lại, tạo nên một tư duy và thói quen làm việc hiệu quả với các sản phẩm CNTT cũng là một yêu cầu của đầu tư cơ sở về nhân lực.

Hỏi:  Đó là các vấn có tính nguyên lý. Trong các vấn đề cụ thể, thí dụ khi mua máy tính chẳng hạn, nên chọn mua thế nào?  Thí dụ tôi chỉ mua các máy rẻ tiền thôi, vì dẫu sao cũng đang là bắt đầu, có được không?

Đáp:  Vấn đề Bạn nêu thuộc về chiến lược đầu tư: tiêu chuẩn để lựa chọn là gì. Rất nhiều  doanh nghiệp xử lý theo cách Bạn chọn, ban đầu, lấy giá cả làm ưu tiên, và họ có lý trong nhiều trường hợp. Giá của máy tính giảm khá nhanh theo thời gian, qua năm sau có khi chỉ còn trên dưới một nửa.  Vì vậy, nên cân nhắc để chỉ mua đủ số lượng theo nhu cầu công việc thực của mình, và nếu các máy tính rẻ tiền hơn mà vẫn đáp ứng được nhu cầu, thì nên chọn các máy rẻ tiền (hàng nội địa thay vì các “hàng hiệu” đắt tiền).

Chỉ có điều, dù mua máy rẻ, nhưng đừng mua máy “rởm”. Bạn phải chọn nhà cung cấp có uy tín, và đặc biệt, phải có các thoả thuận rõ ràng và chắc chắn về các dịch vụ sau bán hàng, như bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật.  Rất cần làm rõ về thời hạn và cách thức xử lý sự cố.

Điều thứ hai phải quan tâm, là cái giá phải trả khi thay máy, “lên đời” cho máy. Bạn mua máy để làm việc, tức phải cài đặt các  phần mềm trong đó. Khi phải thay thế máy, các  phần mềm này, và cả dữ liệu dùng cho chúng, phải được chuyển sang máy mới một cách hoàn chỉnh, không gây ra bất kỳ khó khăn nào cho công việc. Điều đó nhiều khi đòi các “chi phí phát sinh” không nhỏ.

Riêng trong trường hợp cần dùng một  phần mềm chuyên dụng có các yêu cầu đặc biệt về phần cứng, thí dụ các  phần mềm thiết kế - tạo mẫu thường đòi hỏi máy có khả năng xử lý đồ hoạ cao, thì ưu tiên chọn mua lại là máy tốt, đáp ứng các yêu cầu đó, hơn là chọn máy rẻ tiền.

Sau đây là một bản đánh dấu và các “mẹo” giúp Bạn khi cần mua máy.

Các mục cần đánh dấu và kiểm tra khi mua máy tính:

1. Hệ điều hành (HĐH), đĩa mềm hoặc CD ROM chứa nó, và tài liệu hướng dẫn: Thí dụ:  Windows 95, 98, ME, XP, hoặc một HĐH khác mà Bạn cần để chạy.

2. Các trình điều khiển (drivers) cho phần cứng bạn đang có: Thí dụ: máy in, máy quét, card video, cdrom, modem, card âm thanh, keyboard, v.v. Kiểm tra xem HĐH đã hỗ trợ các thiết bị đó chưa, nếu không thì phải có các driver cho chúng.

3. Có đúng là máy mình đặt không: Vì có thể gặp trường hợp không may, do sự cố, hoặc sai sót lúc đóng hàng mà hàng gửi đến không phải hàng Bạn đặt. Bạn phải luôn nhớ kiểm tra đơn hàng để chắc chắn rằng, nếu Bạn đặt mua máy pentium, Bạn nhận được đúng là máy pentium. Nếu Bạn đặt 128 mega byte RAM (Random Access Memory), Bạn nhận được đủ 128 mega byte RAM. Bạn có thể tự kiểm tra điều này khi khởi động máy bằng cách xem cẩn thận các thông tin về bộ xử lý (processor), RAM, kích cỡ card video, v.v. (các thông tin này thường được ghi rất rõ trên màn hình). Nếu thấy nghi ngờ phải gọi ngay cho người bán hàng để giải quyết.

4. Các phần mềm biếu kèm theo: Luôn xem cho chắc xem có phần mềm biếu kèm theo máy không, vì các hãng bán hàng nhiều khi vẫn gửi chúng kèm theo máy như một món quà. Nếu có thì phải kiểm tra xem để nhận, chú ý đến phiên bản và nhãn hàng của phần mềm đó, phải đúng như được quảng cáo.

Mách nước: Khi mua một hệ thống mới nên có kèm theo một phần mềm chống virus.

Một số mẹo khi mua máy

1. Lập một danh sách: Viết ra một cách đầy đủ các phần mềm Bạn cần cho công việc, các PM trò chơi, các chương trình, v.v.

2. Xét giá: Chớ chạy ngay theo thứ rẻ nhất bạn thấy. Một số nhà cung cấp sẽ lắp thêm RAM, hoặc cài một đĩa cứng lớn hơn theo yêu cầu của Bạn, mà giá cả chỉ tăng thêm một ít.

3. Hỏi chuyện: Bạn có thể tránh được nhiều chuyện đau đầu khi nói chuyện với mọi người, thí dụ nghe các lời khuyên về một nhãn hiệu là tốt hay xấu, v.v.

4. Hiểu rõ việc bảo hành:  Nếu xảy ra tình huống xấu, Bạn phải biết gửi hệ thống đi sửa ở đâu, khi nào và bằng cách nào.

5. Hiểu rõ hệ thống của bạn: Cho dù máy Bạn mua hiện giờ đáp ứng các yêu cầu, nhưng liệu có thể nâng cấp nó để chạy được các phiên bản mới, thường xuyên được tung ra, của phần mềm không ?

Theo http://www.coastpc.info/wheretobuy.html

Hỏi:  Những điều trên đây cũng đúng cả cho  phần mềm ?

Đáp:  Về  phần mềm, vấn đề đắt rẻ cũng quan trọng, nhưng điều cần chú ý đầu tiên lại là chức năng của nó.  Phần mềm ứng dụng nói chung được viết theo yêu cầu của người dùng, có thể chứa nhiều mô đun chức năng để đáp ứng sự lựa chọn của một lớp rộng các nhóm người dùng. Cần chọn mua  phần mềm hoặc các mô đun  phần mềm có chức năng cần dùng, không nên tốn tiền mua các chức năng thừa rồi không dùng đến.

Về sự “mất giá”,  phần mềm cũng không giống như phần cứng. Vòng đời của  phần mềm dài hơn phần cứng, một  phần mềm có thể được chạy trên nhiều “đời” phần cứng. Vì vậy, khi mua phần mềm, sau câu hỏi về chức năng, Bạn cần hỏi ngay xem  phần mềm đó chạy được trên máy nào và dưới hệ điều hành nào (từ chuyên môn gọi là các “nền tảng” cho việc cài đặt  phần mềm).

Mặt khác, một  phần mềm trong vòng đời khai thác của mình còn có khả năng được cải tiến, nâng cấp một số lần để đáp ứng các nhu cầu mới xuất hiện (trong phạm vi các vấn đề cùng loại). Công việc này gọi là bảo trì  phần mềm. Chi phí cho việc báo trì đối với các  phần mềm chuyên dụng  thường là khá cao (có khi lên đến trên dưới 20% giá bán), sau vài năm vượt cả chi phí mua  phần mềm ban đầu. Vấn đề này còn gặp trong các giai đoạn đầu tư sau và sẽ được đề cập đến trong các Chương tới.

Đối với các  phần mềm phổ dụng, việc bảo trì và nâng cấp thường được làm theo cách cho ra các phiên bản mới, nhiều khi với tần suất khá cao (một năm, thậm chí nửa năm một lần). Bạn nên bình tĩnh trước làn sóng nâng cấp này, tôt nhất chỉ nâng cấp khi thật sự có yêu cầu.

Hỏi:  Còn về đầu tư cho con người, trước đây đã nói giai đoạn này chưa cần đến chuyên viên CNTT, nhưng xem ra cũng đã có khá nhiều vấn đề chuyên môn ?   

Đáp:  Việc chưa có chuyên viên riêng về CNTT ở giai đoạn đầu tư này không gây khó khăn nhiều cho doanh nghiệp. Đúng là có nhiều vấn đề cần giải quyết trong chọn mua phần cứng, phần mềm, nhưng những vấn đề đó chưa vượt ra khỏi các câu hỏi chung về quản lý, chỉ cần Bạn nắm rõ và kiểm soát được chúng khi quyết định đầu tư. Nếu gặp phải các khó khăn về kỹ thuật (thường chỉ vài lần trong tháng, thậm chí trong cả năm), Bạn có thể sử dụng dịch vụ của các nhà tư vấn, thậm chí của nhà cung cấp, như sử dụng các dịch vụ sau bán hàng của họ.

Nhân lực mà  doanh nghiệp cần đầu tư ngay từ giai đoạn này là nhứng người trực tiếp sử dụng (thường gọi chung là các “người dùng cuối” ) của hệ thống CNTT. Đây là các chuyên viên văn phòng, kế toán, và các chuyên viên nghiệp vụ khác. Họ cần được đào tạo để thực hành thành thạo các  phần mềm mua về trong công việc của họ. Bạn nên có đòi hỏi cao ngay từ đầu về sự thành thạo của nhân viên, kể cả hỗ trợ về thời gian và ngân sách đào tạo, để họ có định hướng và quyết tâm nắm vững  phần mềm, dùng nó một cách hiệu quả nhất. Điều này phần nào cũng giống như việc Bạn yêu cầu nhân viên đánh máy chữ phải đánh thành thạo cả mười ngón, chứ không thoả mãn hoặc dễ dãi chấp nhận việc họ chỉ đánh theo kiểu “mổ cò”.

Xu hướng hiện nay là các  phần mềm, nhất là các  phần mềm phổ dụng dùng trong giai đoạn này, được thiết kế “thân thiện với người dùng”, tức là giúp cho người dùng không được đào tạo sâu về CNTT có được sự dễ dàng tối đa trong sử dụng và khai thác. Đây là một ưu điểm rất lớn của công nghệ  phần mềm hiện đại, giải phóng người dùng số đông khỏi các kiến thức quá sâu về CNTT, để họ tập trung vào các vấn đề nghiệp vụ. Nhược điểm của việc này là làm người dùng có xu hướng dễ dãi, hời hợt trong sử dụng, chỉ cần xong việc mà không chịu đi sâu khai thác các mặt mạnh thuộc về bản chất của  phần mềm, của việc xử lý dữ liệu trên máy, so với xử lý thủ công. Một trong các mặt mạnh này chính là cách thức tổ chức thông tin và chuỗi thao tác xử lý thông tin đó. Các kỹ năng này sẽ rất cần thiết cho các ứng dụng giai đoạn sau.

Làm sao để  phần mềm giúp cho con người thực hiện nghiệp vụ tốt hơn, và có cơ hội trở nên hiểu biết hơn, chứ không phải vì có nó giúp mà trở nên lười biếng và thụ động đi, hoặc thấy dễ dàng quá mà tầm thường hoá các ứng dụng CNTT. Câu chuyện sau đây, dựa theo lời kể của một Giám đôc tài chính bắt đầu lập nghiệp chỉ với một máy PC và một phần mềm Bảng tính, có thể xem như một trường hợp tiêu biểu về cách sử dụng hiệu quả những gì mình có trong tay.

Câu chuyện về phần mềm Bảng tính:

Một  phần mềm bảng tính điện tử, thí dụ Excel của Microsoft, hẳn không phải là xa lạ với Bạn. Nhưng bạn thường dùng nó vào việc gì ?

Thông thường, chắc Bạn vẫn yêu cầu cô nhân viên tài vụ tính bảng lương tháng này theo ngày công. Và rất nhanh, cô ấy lập một bảng gồm các cột: tên nhân viên, lương cấp bậc, ngày công, tiền lương, tạm ứng, được lĩnh. Công thức tính đã biết: “tiền lương” = “ngày công” x “lương cấp bậc” / “số ngày làm việc của tháng”, còn “được lĩnh” = “tiền lương” – “tạm ứng”. Cô ta tính ra bảng lương của hơn 100 người chỉ trong vài phút. Hàng tháng, chỉ cần cập nhật cột ngày công, tạm ứng, chỉnh số ngày làm việc trong tháng cho đúng, và nếu có ai được tăng lương thì cập nhật lương cấp bậc cho họ. Các ứng dụng kiểu như vậy thực hiện rất nhanh và dễ dàng đối với bảng tính. Bạn hài lòng, và cô nhân viên của Bạn … yên tâm với kiến thức về Excel ở mức ấy !

Thật ra, Bảng tính là công cụ mạnh hơn nhiều.

Cách tính lương trên đây gọi là một “mô hình” tính lương. Bạn có thể xây dựng các mô hình tính lương khác. Nói chung, Bạn có thể xây dựng rất nhiều mô hình tính toán khác nhau với các dữ liệu để trong một bảng hai chiều như trên. Các mô hình như vậy được Bảng tính lưu lại, Bạn chỉ cần thay dữ liệu khi tính toán. Dữ liệu đó có thể nhập vào từ bàn phím, là kết quả thực hiện của các mô hình khác, lấy từ các CSDL, v.v. Kết quả tính toán theo mô hình có thể được in ra, gửi đi, cung cấp cho các mô hình khác hoặc ghi vào các CSDL.

Tức là, Bạn có thể làm mọi kiểu tính toán trên các dữ liệu Bạn có với Bảng tính theo yêu cầu, “theo mô hình xử lý” của mình. Thí dụ, bạn muốn biết lợi nhuận thu được là bao nhiêu với biểu giá bán hàng mới. Hoặc bạn muốn biết chênh lệch tiền mua hàng giữa hai nhà cung cấp. Hoặc xem kết quả kinh doanh nếu áp dụng một phương án sản phẩm (mặt hàng, số lượng, giá bán, v.v.) nào đó. Bảng tính là một công cụ tính cho Bạn rất nhanh tất cả các yêu cầu đó, theo đúng mô hình mà Bạn muốn. Điều duy nhất cần là phải biết cách thể hiện các mô hình đó trong Bảng tính và sau đó thao tác trên chúng với các phương án dữ liệu vào khác nhau. Điều này không phải là khó học.

Các nhà  kinh doanh dùng Bảng tính cho các mục tiêu còn hơn thế: họ thử thay đổi các phương án kinh doanh (thay dữ liệu vào) khác nhau vào cùng mô hình, hoặc thay đổi các mô hình tính toán khác nhau, “xoay đi xoay lại” các kết quả, rồi căn cứ vào đó, cân nhắc, lựa chọn ra phương án “tốt nhất”. Bảng tính lúc này là một công cụ rất mạnh không chỉ để tính toán, mà còn để lập kế hoạch, để dự báo và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.

Tôi đã kiên trì học dùng Bảng tính theo hướng đó từ cách đây 10 năm, khi tôi được ông chủ giao cho một máy tính Pentium 2 và phần mềm Lotus 1-2-3. Với chiếc máy và phần mềm đó, tôi đã đảm nhận toàn bộ công tác sổ sách, kế toán và kiểm kê cho công ty, hơn thế còn giúp ông chủ trong việc xem xét các phương án kinh doanh. Tôi có thể tự hào rằng nhờ có hệ thống này, tôi đã giúp cho công ty quản lý hiệu quả các hoạt động và mở mang kinh doanh. Hiện nay tôi đã là Giám đốc tài chính của một công ty khác, có trong tay các phần mềm mạnh hơn, nhưng vẫn giành đến 50% thời giờ của mình để làm việc với  Bảng tính. Vị giám đốc cũ của tôi từng nói đại ý: “Máy tính là một loại công cụ cho ta các thông tin định lượng. Nhưng con người cần phải đưa ra các thông tin định tính, phải biết trả lời cho câu hỏi  “tại sao”. Một Giám đốc tốt đương nhiên phải biết về các con số, nhưng ông ta còn phải biết khảo sát, biết đặt ra các câu hỏi thông minh, biết nghiên cứu và phân tích” … Từ kinh nghiệm của mình tôi xin nói với Bạn điều này: phần mềm Bảng tính mà Bạn đang dùng ở công ty chính là thứ sẽ giúp Bạn trở nên một Giám đốc làm việc tốt như vây.

Hỏi:  Quay lại việc đầu tư: tóm lại tiêu chí để chọn lựa trong đầu tư CNTT là gì ? 

 Đáp:  Đầu tiên là tiêu chí về giá (cả giá mua lẫn các giá phải trả sau khi mua), về chất lượng (ở đây là mức độ đáp ứng yêu cầu của người dùng), và cả các tiêu chí khác nhự sự dễ dàng trong sử dụng, thay thế và phát triển, v.v.

Có một tiêu chí đang ngày càng được các công ty hướng theo trong đầu tư CNTT, được gọi là “Chi phí sở hữu tổng cộng”, viết tắt trong tiếng Anh là TCO . TCO là tổng tất cả các chi phí mà  doanh nghiệp cần bỏ ra để sở hữu được (làm chủ và khai thác hiệu quả trong kinh doanh) một hạng mục CNTT khi đầu tư cho nó.

TCO bao gồm các chi phí về:
•    Mua hệ thống (phần cứng,  phần mềm),
•    Nâng cấp  phần mềm,
•    Thiết lập mạng,
•    Đào tạo,
•    Hỗ trợ người dùng,
•    Bảo trì,
•    Quản trị.

Tiêu chí mua các hệ thống PC tổng công ty của Boeing, Monster.com & Othes:

Để nâng cao hiệu quả đầu tư toàn bộ trong cả tập đoàn công nghiệp, hiện nay Tập đoàn Boeing, Monster.com & Other đặc biệt nhấn mạnh đến các tiêu chí sau trong việc mua máy PC cho các ứng dụng trong toàn tập đoàn:

- Cấu hình tốt với giá hợp lý
- Đã sẵn sàng HĐH (và sẵn sàng cho các phiên bản sắp tới của HĐH)
- Khả năng kết nối
- Dễ mua và triển khai
- Sự ổn định về nền tảng và dòng sản phẩm
- Dịch vụ và hỗ trợ của nhà cung cấp

Vì vậy các Công ty của Tập đoàn này đã thay đổi tiêu chí chọn lựa trong các quyết định mua bán PC của mình hiện nay theo hướng:

(1)    tập trung vào việc giảm TCO,
(2)    loại bỏ tiêu chí về giá thấp, và
(3)    xếp tiêu chí về công nghệ (CN mới nhất về PC) xuống hàng thứ hai

Lấy theo James O B’rient, sách đã dẫn.

Như có thể thấy trong ví dụ trên, khi áp dụng tiêu chí TCO, doanh nghiệp có thể không ưu tiên chọn theo các tiêu chí về giá hoặc công nghệ. Mô hình TCO cho phép tính đến cả các chi phí gián tiếp, như chi phí quản lý, thậm chí cả các chi phí do thời gian hệ thống không hoạt động gây nên. Dựa trên mô hình này, nhiều công ty CNTT đã phát triển các giải pháp hệ thống cho phép giảm thiểu chi phí quản trị, chứ không chỉ giảm thiểu các chi phí cụ thể như giá sản phẩm.

Vốn là mô hình dùng cho các hệ thống PC, TCO hiện đang được mở rộng như một tiêu chí chọn lựa đầu tư cho các hệ thống CNTT lớn và phức tạp hơn nhiều. Trong giai đoạn đầu tư cơ sở, khi mức đầu tư không cao, những sai sót trong đầu tư gây hiệu quả không thật nghiêm trọng, việc chọn tiêu chí để đầu tư có thể còn chưa có ý nghĩa lớn. Nhưng khi mức đầu tư tăng lên trong các giai đoạn sau, TCO là tiêu chí đầu tư nên được tuân theo.