Pythis - Gurrantee Your Success!

CNTT mang lại hiệu quả cao trong quản lý và dịch vụ băng từ:

Các băng từ ghi dữ liệu là một tài sản rất quý của nhiếu công ty thăm dò địa chất. Đây là kết quả thu được sau nhiều năm hoạt động, qua hàng loạt các dự án thăm dò, trị giá tới nhiều triệu đô la Mỹ. Tuy nhiên, do nhiều năm ở nước ta không có được các điều kiện bảo quản đúng tiêu chuẩn, nguy cơ hư hỏng và mất dữ liệu trên nhiều băng từ là rất cao. Mặt khác, do trong lịch sử có nhiều hãng thăm dò tham gia thu thập dữ liệu, với các công nghệ khác nhau, nên dạng thức dữ liệu cũng không đồng nhất. Vì vậy nếu không có các công nghệ thích hợp tại chỗ, khi các công ty nước ngoài có nhu cầu tham khảo tài liệu, các chủ sở hữu băng từ thường buộc phải giao cho họ băng từ gốc, và phải cử cán bộ theo áp tải và giám sát việc sử dụng các băng này tại các trung tâm xử lý ngoài nước. Cách làm này vừa tốn kém, vừa không đảm bảo an toàn dữ liệu.
 
Trước tình hình đó, nhu cầu cấp thiết là phải trang bị các công nghệ cho phép chuyển đổi và sao chép băng từ theo các tiêu chuẩn hiện đại. Một dự án như vậy đã được một Kho băng từ thực hiện. Cùng với việc trang bị hệ thống, một đội làm việc gồm các kỹ sư và kỹ thuật viên, đủ cho việc thành lập hai ca làm việc, được gửi đi đào tạo bài bản ở một trung tâm sử dụng công nghệ tương tự tại nước ngoài. Khi trở về tiếp thu hệ thống và bắt tay triển khai công việc, họ đã xây dựng được các quy trình làm việc chặt chẽ và hợp lý dựa trên các công nghệ mới. Hoạt động tư vấn và hỗ trợ được chọn lựa kỹ. Vì vậy, sau ba năm, toàn bộ kho băng cũ có nguy cơ hư hỏng cao nhất đã được chuyển đổi lên môi trường mật độ cao, với các quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt. Đồng thời, hệ thống này cũng đảm nhận việc sao chép và chuyển đổi dạng thức từ các băng gốc sang các bản sao cấp cho khách hàng theo các hợp đồng cho thuê tài liệu, chấm dứt việc xuất băng gốc ra khỏi kho. Nhờ vậy, Kho băng từ đã giành được về mình dịch vụ sao chép băng từ,  chỉ sau 3 năm đã thu hồi vốn đầu tư cho hệ thống, ngoài việc đã kịp thời giữ an toàn dữ liệu, một việc chưa đánh giá được hết về giá trị.

Cũng nhờ hệ thống này,  Kho băng từ đã thay đổi cơ bản công nghệ bảo quản băng từ, bằng cách sao lưu băng để bảo quản theo định kỳ thay vì chỉ tập trung đảm bảo các điều kiện vi khí hậu cho kho băng và các thao tác bảo dưỡng cơ học trước đây, và tin học hóa phần lớn hoạt động quản lý kho băng. Trên nền tảng công nghệ và đội ngũ cán bộ có được này, Kho băng đang dự kiến nâng cấp công nghệ và hoạt động quản lý, nhằm đạt trình độ quốc tế  trong lĩnh vực quản lý và dịch vụ băng từ, và giành thêm về mình các dịch vụ như xử lý dữ liệu chứa trong các băng từ này, đưa lại các giá trị gia tăng lớn hơn nữa cho dữ liệu. 

Đáp:  Có hai điều có thể thấy:
•    Khi bị sức ép về vấn đề quản lý dữ liệu,  doanh nghiệp đã quyết định đúng là đầu tư để có một hệ thống CNTT đủ sức giải quyết các vấn đề tận gốc, và
•    Khi được trang bị hệ thống, đã đầu tư về con người và biện pháp tổ chức để đủ sức khai thác hệ thống đó giải quyết thành công nhiệm vụ đặt ra.

Hai điều này tưởng chừng hiển nhiên, nhưng phần lớn các dự án đầu tư CNTT cho  doanh nghiệp đã thất bại do không thực hiện được các việc hiển nhiên đó. Hoặc là không đầu tư được một hệ thống phù hợp với nhiệm vụ đặt ra. Hoặc là khi đã đầu tư đúng, lại không biết cách tổ chức thực hiện để phát huy hiệu quả cao nhất vốn đầu tư đó.

Đạt được thành công như trên không phải là dễ với nhiều  doanh nghiệp.

Hỏi:  Vậy doanh nghiệp nên đầu tư cho CNTT như thế nào ?

Đáp: Có một số nguyên tắc hay được nhắc đến như là các nguyên tắc cơ sở cho đầu tư CNTT. Nguyên tắc đầu tiên là phải phù hợp với mục tiêu  kinh doanh của  doanh nghiệp . Thứ hai là đầu tư phải đem lại hiệu quả, hiệu quả này phải lượng hóa được, thậm chí phải “tính được bằng đô-la và xent”  . Và cuối cùng, đầu tư cho con người đủ để sử dụng và phát huy các đầu tư cho công nghệ. Vai trò của con người ở đây là quyết định, như đã trao đổi trong chương trước.

Hỏi:  Các nguyên tắc nói trên là khá rõ ràng, và nhiều  doanh nghiệp không phải là không biết những nguyên tắc đó. Nhưng áp dụng chúng trong triển khai cụ thể như thế nào ?

Đáp:  Trước hết, phải xuất phát từ việc  kinh doanh của  công ty, của bản thân  doanh nghiệp. Trong chương trước đã đề cập hai điều: (1) đầu tư cho CNTT là để phục vụ cho các mục tiêu của  doanh nghiệp: hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, và hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh, và (2) phải tương ứng với cơ cấu điều hành và hệ thống tổ chức của  doanh nghiệp.  Nói cách khác, chiến lược đầu tư CNTT phải phù hợp với chiến lược kinh doanh của  doanh nghiệp.

Mỗi  doanh nghiệp, trong các giai đoạn phát triển cụ thể của mình, phải chọn lấy cách đầu tư cho CNTT phù hợp, và nếu cần, phải có các thay đổi cần thiết để phát huy được hiệu quả các khỏan đầu tư đó. Nói chung, việc đầu tư cho CNTT trong  doanh nghiệp nên được tiến hành từng bước, theo giai đoạn. Các giai đoạn đầu tư này kế thừa nhau, phù hợp và phục vụ trực tiếp cho mục tiêu kinh doanh của  doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn. Đó là cách để đạt được hiệu quả đầu tư cao, để bảo vệ vốn đầu tư cho CNTT, một nội dung đầu tư chiếm khoản ngân sách ngày càng lớn và có giá trị ngày càng trọng yếu trong chính chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp .

Các chuyên gia đầu tư CNTT hiện nay có ý kiến tương đối thống nhất về các giai đoạn đầu tư CNTT của  doanh nghiệp, tương ứng với ba mục tiêu hỗ trợ kinh doanh nêu trên, cùng một giai đoạn khởi đầu, chuẩn bị, gọi là giai đoạn đầu tư cơ sở. Mô hình đầu tư như vậy sẽ gồm “4 giai đoạn” : đầu tư cơ sở, đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động của các bộ phận, đầu tư nâng cao hiệu suất làm việc toàn thể  doanh nghiệp và đầu tư để biến đổi doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh. Mỗi giai đoạn đầu tư này đều có các yêu cầu và nội dung cụ thể, và phù hợp với trình độ quản lý và quy mô  doanh nghiệp . Đến lượt mình, đầu tư CNTT đúng đắn sẽ thúc đẩy sự phát triển của  doanh nghiệp.

Hỏi:  Đầu tư cơ sở về CNTT của một doanh nghiệp cụ thể là đầu tư cho cái gì ?

Đáp:  Đầu tư cơ sở ở đây muốn nói đến các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực. Mức độ trang bị “cơ bản”  có thể không giống nhau đối với mỗi công ty, tuy nhiên, cần đạt được một số yêu cầu chính sau đây:

•    Về cơ sở hạ tầng công nghệ (phần cứng và phần mềm): trang bị đủ để triển khai một số ứng dụng thường xuyên của  doanh nghiệp,
•    Về con người: được đào tạo để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của  doanh nghiệp.

Chừng 10 năm trước đây, việc một  doanh nghiệp nhỏ trang bị một số máy PC tại văn phòng, với các chương trình dùng cho soạn thảo văn bản và bảng tính, với vài nhân viên có chứng chỉ “tin học văn phòng” tại các Trung tâm tin học, đã có thể được xem như có được một mức đầu tư cơ sở về CNTT “đủ dùng”. Ngày nay, mức đầu tư cơ sở này đã được nâng lên, thường có yêu cầu trang bị một mạng cục bộ (LAN) nhỏ, với các phần mềm phổ cập dùng trong công tác văn phòng (soạn thảo, bảng tính, thư điện tử). Một số cơ quan còn muốn có được một kết nối Internet và các phần mềm truy nhập Internet tối thiểu (Hình 2.2). Sự nâng cấp về mức đầu tư cơ sở này không phải là chạy theo thời thượng, mà xuất phát từ thực tế đã có sự nâng cấp chung về môi trường và phong cách làm việc, cũng như các công cụ cho các hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp (thí dụ thư điện tử, truy nhập Internet, v.v. đã trở nên phổ biến).

 

Hỏi:  Chỗ tôi cũng được trang bị như vậy, nhưng có nghịch lý thế này: số người thực sự sử dụng các trang bị đó cho công việc không nhiều. Số đông dùng máy của cơ quan để giải trí, như chơi trò chơi, say sưa truy nhập web mà phần lớn không phải vì công việc được giao. Nhiều khi còn gây hại, thí dụ mang virus về. Thậm chí, có cảm tưởng rằng từ khi soạn thảo trên máy tính thay thế đánh máy chữ “kiểu cũ”, đẹp thì có đẹp, nhưng giấy và mực in tốn kém hơn trước gấp nhiều lần. Thành thử, lợi bất cập hại...

Đáp:  Như vậy chưa phải là đầu tư cơ sở.

Hỏi:  Tại sao, vì đầu tư hơn nữa thì cũng đến vậy thôi ?

Đáp:  Ở đây không phải là đầu tư nhiều hay ít, mà đầu tư đó phải đảm bảo tạo được cơ sở cho việc ứng dụng CNTT “thực sự” trong  doanh nghiệp. Trước tiên là giải quyết được một số công việc, thay thế được một số nghiệp vụ cũ. Thí dụ hiện nay, ứng dụng phổ biến và được các công ty chấp nhận rộng rãi hơn cả là các hệ thống văn phòng, trước nhất là hệ thống soạn thảo văn bản. Nhưng nếu chỉ dùng máy tính thay cho cái máy chữ cũ  một cách đơn giản thì chưa đủ, thậm chí còn dẫn đến các bất hợp lý và lãng phí như chuyện tốn giấy và mực in mà Bạn vừa nêu. Cần phải đạt được trình độ quản lý văn bản trên máy tính. Các phần mềm quản lý văn bản, thí dụ Word của Microsoft, giúp ta tổ chức và quản lý các văn bản ưu việt hơn hẳn cách đánh máy trước kia, và về nguyên tắc, chỉ cần in ra các văn bản đã được sửa chữa và biên tập cẩn thận. Các bản làm việc, các bản để trao đổi và còn cần sửa chữa có thể để trên máy mà không cần đến việc in ra. Còn nếu bản nháp nào cũng in, thì vẫn là chưa biết sử dụng cái phần mềm cơ bản đó. Và không đạt được như vậy, tức là chưa đạt được yêu cầu đầu tư cơ sở.

Ở đây chỉ nhắc lại hai yêu cầu chính của việc đầu tư ở giai đoạn này. Đó là  doanh nghiệp đầu tư cho phần cứng, phần mềm, con người, và các quy định làm việc cần thiết, để:

•    Tạo cơ sở hạ tầng khởi đầu cho việc ứng dụng CNTT đáp ứng các yêu cầu thực sự của  doanh nghiệp,
•    Khởi tạo các thói quen và nề nếp làm việc mới, có sử dụng máy tính. Đó là: làm quen với thông tin số hoá, làm quen với các công cụ “ảo” như các phần mềm, làm quen một số vấn đề cơ bản trong “văn hoá máy tính”: chia sẻ thông tin, dùng chung công cụ và tài nguyên máy tính, giữ nghiêm các quy chế làm việc (như không đưa các đĩa lạ vào hệ thống, ...), cho đến hình thành tập quán tôn trọng riêng tư của đồng nghiệp trong môi trường “mở”  như không cố đọc thư điện tử hoặc truy nhập file của người khác mà không được phép. Tức là, giúp cộng đồng  doanh nghiệp làm quen với cả các cơ hội và các thách thức khi làm việc với máy tính sau này.

Hỏi:  Doanh nghiệp chưa có chuyên viên CNTT trong giai đoạn này có được không ?

Đáp:  Nói chung trong giai đoạn này các hạng mục đầu tư tương đối đơn giản: phần cứng và phần mềm phổ biến, phổ cập, chưa phải giải quyết các ứng dụng CNTT chuyên sâu. Do vậy, có thể chưa cần đến chuyên viên CNTT của riêng mình. Có thể sử dụng dịch vụ của các Công ty tin học chuyên cung cấp, cài đặt và bảo trì hạ tầng CNTT loại này. Tuy nhiên, để chuẩn bị cho các bước đầu tư tiếp sau,  doanh nghiệp cũng cần có quy hoạch xây dựng nhân lực CNTT của mình ngay từ giờ.

Hỏi:  Giai đoạn hai bắt đầu khi nào ?  

Đáp:  Mục tiêu của “giai đoạn hai” là đầu tư CNTT để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, cụ thể cho hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ (đội dự án, nhóm nghiên cứu, v.v.).  Đây là bước phát triển tự nhiên của hầu hết các doanh nghiệp, vì khối lượng thông tin cần xử lý tăng lên, và do đã có được các kỹ năng cần thiết về ứng dụng CNTT trong giai đoạn trước.

Giai đoạn này bắt đầu khi doanh nghiệp bắt đầu gặp các khó khăn về quản lý và xử lý thông tin nghiệp vụ, thí dụ: tìm không thấy hoặc tìm quá lâu các tài liệu cần thiết, không có được kịp thời các báo cáo thống kê về bán hàng, không nắm được chính xác hàng tồn kho, v.v.  Đó là biểu hiện của việc các quy trình và kỹ thuật nghiệp vụ cũ đã không còn đáp ứng các nhu cầu hoạt động, bắt đầu gây trở ngại và có thể cản trở, gây hậu quả xấu cho công việc kinh doanh.

Nếu nhà quản lý  doanh nghiệp dự báo được thời điểm này thì việc đầu tư cho giai đoạn 2 chủ động và hiệu quả hơn, so với việc “nước đến chân mới nhảy”, phải mua vội một hệ thống phần mềm kế toán hay quản lý vật tư được quảng cáo nhiều hoặc nghe nói đã được doanh nghiệp bạn “dùng thấy tốt”.

Hỏi:  Cách thức để trang bị các phần mềm chuyên dụng cụ thể thế nào ?

Đáp:  Nói chung, ở giai đoạn đầu tư này, doanh nghiệp phải trang bị các phần mềm và các HTTT chuyên dụng. Có thể trang bị bằng cách đi mua các phần mềm đóng gói có sẵn trên thị trường, (thường gọi là các phần mềm thương mại), hoặc đặt một công ty phần mềm phát triển cho mình, tùy theo tình hình cụ thể của  doanh nghiệp. Hiện nay có nhiều công ty phần mềm đã phát triển và cung cấp các  hệ thống phần mềm có chức năng phổ biến, như các hệ thống quản lý công văn, kế toán, quản lý vật tư, quản lý nhân sự, v.v. Một số công ty có kinh nghiệm và khả năng thì tập trung xây dựng các phần mềm có lĩnh vực chuyên môn hẹp hơn, thí dụ các hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc, tính toán kết cấu và tính dự toán công trình (cho thiết kế và xây dựng dân dụng). Các hệ thống thông tin, như xử lý giao dịch, HTTT quản lý, HTTT nguồn nhân lực và các hệ thống cao cấp hơn thường không có sẵn sản phẩm phù hợp cho mọi doanh nghiệp, chúng thường được xây dựng theo các yêu cầu riêng của doanh nghiệp, hoặc phải tùy biến  các hệ thống phần mềm thương mại cho phù hợp với các tình huống ứng dụng cụ thể.

Như đã nói trong Chương 1, phổ các HTTT và các  phần mềm chuyên dụng phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ này rất rộng, nên để chọn được các phần mềm phù hợp là vấn đề nhiều khi không dễ dàng.  Chương 4 Phần 2 giành để trao đổi sâu hơn về chủ đề này.

Hỏi:  Việc mua sắm các  phần mềm chuyên dụng này có gây xáo trộn các nề nếp công việc cũ không ?

Đáp:  Việc trang bị và đưa vào hoạt động các phần mềm chuyên dụng có thể chưa gây nên các xáo trộn trong toàn cơ quan, nhưng quy trình nghiệp vụ của các Phòng ban được trang bị thì có bị ảnh hưởng. Đó là vì các phần mềm ứng dụng khó có thể  “may đo” đúng y theo các cách thức xử lý nghiệp vụ hiện hành (thủ công) của  doanh nghiệp. Thông thường, các  phần mềm chuyên dụng dựa trên các quy trình thông tin chặt chẽ và khoa học hơn, do đó việc thay đổi một số nề nếp công việc, chủ yếu nhằm kiểm soát được luồng thông tin tốt hơn, mức độ chuẩn hóa quy trình thông tin cao hơn, v.v. là cần thiết và là một sự cải thiện về nghiệp vụ cần được chấp nhận và tuân thủ. Cần chú ý rằng: thay đổi thói quen làm việc là một trở ngại không dễ vượt qua, nó đòi hỏi nỗ lực không chỉ của nhân viên nghiệp vụ có liên quan trực tiếp, mà còn cả quyết tâm của lãnh đạo cấp cao nhất.

Tất nhiên, trước khi chọn mua phần mềm,  doanh nghiệp phải tiến hành công việc khảo sát chu đáo để sản phẩm  phần mềm thực sự giúp nâng cao hiệu suất hoạt động cho những khâu yếu của mình. Để giúp cho lãnh đạo và các phòng ban chức năng trong việc trang bị và khai thác các hệ thống  phần mềm này,  doanh nghiệp bắt đầu cần đến một bộ phận CNTT riêng để làm việc với các nhà cung cấp về công nghệ, theo dõi thực hiện các hợp đồng phát triển  phần mềm, đảm bảo hạ tầng CNTT cho sự làm việc bình thường của các  phần mềm đó, và trợ giúp cho các chuyên viên chuyên môn trong vận hành, và có thể, phải thực hiện một số tùy biến ứng dụng cho phù hợp với  doanh nghiệp. Các ứng dụng CNTT đã trở thành quen thuộc đối với hầu hết cán bộ nghiệp vụ và quản lý trong công ty, vai trò của chuyên viên CNTT bắt đầu được thừa nhận và coi trọng.  Doanh nghiệp bắt đầu “lệ thuộc” vào CNTT, vì các HTTT thực sự giúp  doanh nghiệp tăng hiệu suất công việc trong nhiều bộ phận.

Hỏi:  Và việc chuyển sang giai đoạn 3 sẽ dễ dàng ?

Đáp:  Không hẳn vậy, vì giai đoạn 3 có những yêu cầu cao hơn hẳn giai đoạn 2. Giai đoạn 2 có thể coi là giai đoạn số hóa cục bộ, còn giai đoạn 3 là giai đoạn số hóa toàn thể  doanh nghiệp. Chuyển từ cục bộ sang toàn thể là vấn đề lớn nhất của giai đoạn 3 này.

Về cơ sở hạ tầng CNTT, cần có mạng diện rộng phủ khắp  doanh nghiệp, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận. Các phần mềm tích hợp (liên chức năng) và các CSDL cấp toàn công ty là  những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp. “Văn hóa số” - được khởi đầu xây dựng và phát triển dần dần trong hai giai đoạn trước nay đã trở nên chín muồi, góp phần tạo nên văn hóa  kinh doanh của  doanh nghiệp, mà nền tảng  là các chuẩn mực làm việc, các thước đo công việc mới, cùng hệ thống các quy định và công cụ đảm bảo cho việc thực thi đầy đủ các chuẩn mực đó  trong toàn  doanh nghiệp.

Chưa nhiều doanh nghiệp trong nước ta đã đạt được trình độ phát triển này, nhưng việc đầu tư CNTT theo các tiêu chí của giai đoạn này đang là một xu hướng mạnh mẽ hiện nay. Các hệ thống thuộc họ ERP (hoạch định nguồn lực xí nghiệp) - đặc trưng cho các ứng dụng CNTT-TT giai đoạn 3 - đang là để tài sôi nổi và “thời thượng”. Chương 5 của Phần 2 sẽ giành trao đổi kỹ hơn về các hệ thống tích hợp và điều kiện cho việc triển khai chúng.

Hỏi:  Vai trò của chuyên gia về CNTT trong giai đoạn này như thế nào ?

Đáp:  Bắt đầu từ giai đoạn ứng dụng này doanh nghiệp cần đến một vị lãnh đạo về công nghệ thông tin, thường gọi theo tiếng Anh cho gọn là CIO . CIO (Giám đốc Thông tin ) là vị trí không thể thiếu của  doanh nghiệp trong giai đoạn đầu tư này, đây là người quyết định chiến lược đầu tư CNTT, trong đó có các hệ thống như ERP, CRM cho doanh nghiệp, và tổ chức triển khai toàn bộ các hoạt động này. Tương ứng, tổ chức CNTT của  doanh nghiệp cũng phát triển, để đủ sức không chỉ trong việc đảm bảo hạ tầng CNTT (mạng, các  phần mềm, các CSDL), mà còn đủ sức để triển khai các ứng dụng tầm xí nghiệp, như các hệ kiểu ERP nói trên. Các hệ thống này kết tinh các kiến thức về CNTT và về quản lý  doanh nghiệp, đòi hỏi các điều kiện và cách thức triển khai phù hợp cho mối  doanh nghiệp. Vì vậy vai trò hỗ trợ triển khai ở đây rất quan trọng. Công tác hỗ trợ này hiện nay thường do các chuyên gia HTTT đảm nhận.

Hỏi:  CIO là nhà CNTT chuyên nghiệp hay nhà quản lý chuyên nghiệp ?

Đáp: CIO là nhà quản lý chuyên nghiệp có hiểu biết chuyên nghiệp về CNTT, hoặc là nhà CNTT chuyên nghiệp hoạt động quản lý chuyên nghiệp. Nói như vậy để thấy CIO chịu trách nhiệm về CNTT nhưng cũng là người có vai trò rất quan trọng về quản lý trong  doanh nghiệp.

Có một số tạp chí chuyên dùng cho CIO, như CIO Magazine, và CIO.com trên mạng. Đây là các tạp chí của giới CIO Mỹ, đề cập đến mọi mặt hoạt động của CIO, trong đó rất nhiều chuyên mục về chính sách CNTT của Chính phủ, quản trị dự án CNTT xí nghiệp, quản trị tri thức, an ninh, các thước đo hiệu quả đầu tư CNTT, v.v. cho đến các hoạt động “nghề nghiệp"  thực tiễn mà CIO phải giải quyết.  Ở Việt Nam, một số tạp chí chuyên ngành về CNTT và quản lý cũng bắt đầu có các chuyên mục hoặc trang giành riêng cho CIO.

 

Hỏi:  Giai đoạn đầu tư thứ 4 có gì khác biệt ?

Đáp:  Đây là giai đoạn đầu tư cho CNTT để đạt lợi thế cạnh tranh trong môi trường  kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư CNTT vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các phẩm chất khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của  doanh nghiệp. Ở đây vấn đề kinh doanh trong thời đại Internet, cụ thể hơn là sử dụng công nghệ và các dịch vụ của Internet có vai trò quyết định. Thí dụ: xây dựng intranet để chia sẻ thông tin trong  doanh nghiệp , extranet để kết nối và chia sẻ có lựa chọn các nguồn thông tin với các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,  tạo các dịch vụ mới trên mạng để giữ khách, ngăn cản  khách chạy sang phía đối thủ, v.v.  Việc tái kỹ nghệ các quá trình kinh doanh, lập các công ty ảo, và nhiều ứng dụng khác, cho phép  doanh nghiệp không chỉ ứng phó, mà còn tạo được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ trong môi trường toàn cầu hóa hiện nay cũng là các dạng đầu tư quan trọng của giai đoạn này. Chương 6 Phần 2 sẽ trình bày về các vấn đề này.



Sau đây là một ví dụ về ứng dụng công nghệ Internet tạo ra lợi thế cạnh tranh tại Công ty Wesco International, Inc.

WESCO International, Inc. - Liên kết chiến lược với chuỗi cung ứng mang lại lợi ích to lớn:

Wesco International, Inc. là một trong các nhà phân phối lớn nhất các sản phẩm điện và các dịch vụ bảo trì, sửa chữa và vận hành, vốn 3,9 tỉ đôla,  với hơn 6.000 nhân viên làm việc tại 5 trung tâm phân phối ở Bắc Mỹ và Canađa, có 360 chi nhánh ở Mỹ (chủ yếu), Canađa, Mexico, Nigeria, Singapore, Anh và Venezuela, phục vụ cho 100.000 khách hàng toàn cầu. Thị trường dịch vụ chính: xây dựng công nghiệp, các quá trình công nghiệp và sản xuất sản phẩm rời, các nhà chế tạo thiết bị đơn chiếc lớn, các dịch vụ truyền dữ liệu, các cơ quan nghiên cứu và chính phủ. Đối thủ cạnh tranh chính: Arrow Electronics, Graybar Electric, và W.W. Grainger.

Wesco còn gồm cả Brucner Suply, là bộ phận chuyên cung cấp các dịch vụ mua hàng trực tuyến và tại chỗ, và quản lý vật tư thuê cho nhiều công ty. Bộ phận phân phối của Wesco cất kho hơn 140.000 hạng mục của hàng trăm nhà sản xuất và cung ứng cho các khách hàng hàng triệu sản phẩm dùng cho bảo trì, sửa chữa và vận hành, là những thứ công ty này không chứa trong kho, mà là phải “phân phối thuê” cho hơn 20.000 nhà cung cấp.

Cho tới gần đây, khi các đại diện bán hàng của Wesco nhận được đơn hàng về các hạng mục không có trong kho, họ phải gọi điện trực tiếp hoặc kiểm tra các website của nhà sản xuất để biết giá cả và khả năng cung cấp. Các thông tin này sau đó được chuyển tiếp đến khách hàng băng điện thoại.  Vì các đặt hàng loại này chiếm 20% hoạt động  kinh doanh của Wesco, việc thu thập thông tin cho khách hàng chiếm đến 40% thời gian của đội ngũ bán hàng.

Để giải quyết vấn đề này, công ty đã quyết định xây dựng một hệ thống mua hàng điện tử   để kết nối hệ thống đặt và kiểm kê hàng của khách với hệ thống kiểm kê của các nhà cung cấp chính. Khó khăn lớn nhất là Wesco phải tìm ra cách thức tiêu chuẩn để thông qua web truy vấn và kéo ra được thông tin từ trong các hệ thống cung ứng không đồng nhất, cũng như từ trong chính cái hệ thống dựa trên mainfraim đã 20 năm tuổi của họ. Công ty đã xây dựng một gateway Internet với một tập các cửa vào mạng chung, tạo ra các đường dẫn nối trong và nối ngoài đến các hệ thống cũ. Một phần mềm mới được viết riêng để thực hiện cả việc kéo dữ liệu ra từ các hệ thống cũ của Wesco và tích hợp các hệ thống cung ứng với gateway, dựa trên cơ sở của hệ quản trị nội dung Vignette và WebLogic Application Server của BEA Systems.  Nhờ hệ thống này, 1000 nhân viên bán hàng tại  400  địa điểm đã có thể truy nhập trực tiếp đến các hệ thống kiểm kê cuối cùng của các nhà cung cấp chính. Khi có yêu cầu của khách về các hạng mục không nằm trong kho, nhân viên bán hàng có thể truy vấn qua Web đến các hệ kiểm kê của nhà cung ứng chỉ với thao tác bấm 1 phím, và nhận được trả lời trong vòng 30 giây, rồi liên lạc với khách hàng. Theo đánh giá của Russ Lambert, Giám đốc thương mại điện tử của Wesco, hệ thống này có thể tiết kiệm gần 12 triệu đô la một năm do giảm được tiền điện thoại và tiết kiệm thời gian của nhân viên bán hàng. Tổng chi phí cho triển khai hệ thống này là gần 400.000 đô la, việc thu hồi vốn đầu tư không cần bàn tới.  

Điều quan trọng hơn là hệ thống này đã có ảnh hưởng tích cực đến việc làm cho khách hàng chấp nhận dịch vụ của Wesco, thắt chặt hơn nữa mối quan hệ giữa Công ty và khách hàng. Với hệ thống này, khách hàng giờ đây đã có thể tin rằng, một khi họ gọi điện cho Công ty, họ đã thực hiện một cú đặt hàng “thời gian thực” cho các nhà cung cấp có hàng trong kho. “Đây là một chứng minh hùng hồn về sức mạnh của kết nối trực tiếp trong chuỗi cung ứng”, Lambert nói.

Theo  Computerworld, 11/3/2002.

Hỏi:  Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đầu tư đạt lợi thế cạnh tranh như trình bày trên đây ?

Đáp:  Trong  kinh doanh điện tử, vấn đề quan trọng là tận dụng sức mạnh và cơ hội do CNTT-TT, đặc biệt là Internet đưa đến. Trong bài báo viết về Infosys ở cuối Chương trước, CEO của Inforsys đã nói đến việc “sân chơi đang được san phẳng” nhờ các thành tựu CNTT-TT hiện tại. Theo rất nhiều ý nghĩa, “sân chơi” của các  doanh nghiệp hiện nay ngang nhau, nếu không nói đến một số lợi thế của  doanh nghiệp vừa và nhỏ, như sự năng động và lanh lẹ, ứng phó tốt với môi trường  kinh doanh thay đổi.

Ví dụ sau đây có thể gợi được nhiều ý hay, qua việc một  doanh nghiệp, dù rất nhỏ và trong các điều kiện rất hạn chế,  đã bước đầu khai thác Internet cho một số công việc  kinh doanh của mình.

Đưa hoa lên mạng:

Dù Trại hoa Langbian (nằm trên đường vào Lạc Dương, cách trung tâm Đà Lạt khoảng 5km), đã có hàng chục năm nhưng nhiều người chỉ biết đến nó khi Website của Trại hoa (www.lborchid.dalat-city.com) xuất hiện trong cuộc thi “Trang web ấn tượng năm 2000” do VASC tổ chức. Quản lý trại hoa nhân dịp này đã nhờ người làm trang Web giới thiệu về trại hoa của gia đình để tiếp thị các loại hoa lan và hoa ngắn ngày mà gia đình anh ươm trồng.

Từ ngày có trang web, trại hoa Langbian này nhận được rất được nhiều e-mail hỏi han về giá cả, đặt hàng... Thế nhưng, do thương mại điện tử chưa phát triển (chưa thể ký hợp đồng và thanh toán qua mạng) nên tất cả các hợp đồng đều được ký kết trực tiếp tại Đà Lạt. Cũng vì thế, hoa của Trại hoa Langbian chỉ cung cấp cho khách hàng trong nước. Ngoài lợi ích thu được từ việc thương hiệu được quảng bá rộng rãi, Internet còn mang lại một hiệu quả khác, hết sức cụ thể là nguồn thông tin về các giống hoa mới, lạ. Nhờ luôn chủ động tìm kiếm trên mạng nên trại hoa Langbian là cơ sở trồng hoa tiên phong tung ra thị trường những giống mới như: Cát Tường, Hoàng Anh. “Trước mắt, qua Internet, tôi có thể tìm giống hoa phù hợp, chọn nhà cung cấp giống, trực tiếp đàm phán giá cả với họ, chọn nơi tin cậy nhờ nhập ủy thác và kiểm soát được việc thanh toán, tiến độ giao nhận hàng. Chứ chưa dám mơ đến chuyện hái ra tiền qua mạng hay qua cái trang web của nhà tôi!” - Bà chủ trại hoa nói.

Theo  Vietnam.net

Hỏi:  Vậy có thể “đốt cháy giai đoạn” trong việc đầu tư CNTT không ?

Đáp:  Các giai đoạn đầu tư nêu sơ lược trong Chương này nhằm nhấn mạnh một điều cơ bản sau đây: đầu tư cho CNTT trong  doanh nghiệp phải phù hợp với sự phát triển của  doanh nghiệp, phải phục vụ cho chiến lược  kinh doanh của  doanh nghiệp. Các ví dụ được nêu cho thấy nếu đầu tư phù hợp (với nhu cầu ứng dụng và khả năng quản lý), việc đầu tư sẽ có hiệu quả. Nếu không được thế, sẽ gặp khó khăn, thậm chí thất bại, lãng phí.

Các giai đoạn đầu tư được nêu tương đồng với 4 giai đoạn phát triển  doanh nghiệp (khởi nghiệp, phát triển, chín muồi và “suy tàn”, đòi hỏi phải có sự chuyển hướng), là một căn cứ tốt khi quyết định đầu tư, và là một cái khung, một mô hình thuận tiện cho việc trình bày các vấn đề có liên quan. Tuy nhiên, không nên coi đó là mô hình duy nhất. Có thể có  doanh nghiệp hội được các điều kiện để bỏ qua một giai đoạn đầu tư nào đó, hoặc chọn được mô hình đầu tư khác với mô hình trên đây. Điều này rất có thể xảy ra đối với các  doanh nghiệp mới, được thành lập trên cái “sân chơi” đã được san bằng như đã nói, và được chuẩn bị đủ để chơi được trên sân đó. Mặt khác, tốc độ phát triển của  doanh nghiệp và của công nghệ không phải khi nào cũng giống nhau. Do vậy có thể có sự đan xen giữa các hạng mục đầu tư với các giai đoạn phát triển  doanh nghiệp .

Khi đầu tư cho CNTT và sử dụng CNTT cho các mục tiêu  kinh doanh và phát triển  doanh nghiệp, dù theo mô hình nào, các nhà quản lý và  kinh doanh chuyên nghiệp, là người dùng của các HTTT  doanh nghiệp, cũng cần trang bị cho mình một “khung kiến thức”, rất quan trọng để hiểu và sử dụng các HTTT, gồm 5 lĩnh vực sau:

•    Các quan điểm nền tảng: Các thành phần cơ bản của HTTT, và việc phân loại chúng. Ngoài ra cần nắm được lý thuyết hệ thống nói chung, và lý thuyết về xử lý thông tin (bằng máy hoặc do con người tiến hành).
•    Công nghệ thông tin: Các công nghệ về phần cứng, phần mềm, viễn thông, quản trị CSDL, và cách thức chúng tương tác trong một quá trình  kinh doanh động, thay đổi và phát triển rất nhanh, với nhiều con đường mới xuất hiện.
•    Các ứng dụng  doanh nghiệp : Cách thức mà CNTT được áp dụng giải quyết các vấn đề  kinh doanh thường phức tạp hơn  ta tưởng. Một người dùng ham hiểu biết thường tìm học cả cách thức sử dụng các HTTT để giải quyết các vấn đề hiện tại, cả việc bắt đầu dùng chúng như một phương cách mới để xác định vấn đề và đón nhận các cơ hội. Người dùng cuối nên cố gắng đạt được sự hiểu biết cơ bản về các lĩnh vực cần thiết cho công việc của mình, nhu tự động hóa văn phòng, xử lý giao dịch, các chức năng kinh doanh, tạo báo cáo cho quản lý, hỗ trợ quyết định, hố trợ điều hành, v.v.
•    Phát triển, triển khai các tiến trình: Cách tiếp cận nền tảng đến việc giải quyết và phát triển vấn đề. Các khía cạnh về phương pháp luận: tiếp cận hệ thống, vòng đời phát triển hệ thống, v.v.
•    Các thách thức về quản lý: Cách làm cho việc sử dụng các nguồn lực của HTTT trở thành mối quan tâm chủ yếu của người dùng. Hơn thế, mối người dùng cuối cần có tri thức về các phương pháp quản lý, bởi vì CNTT đòi hỏi người dùng cuối phải có các quyết định độc lập hơn để hỗ trợ các mục tiêu toàn thể của công ty. Các vấn đề mấu chốt, như quản trị các nguồn lực thông tin, hoạch định, cài đặt và kiểm soát các HTTT.